Chers utilisateurs,
Notre équipe est heureuse de vous annoncer le déploiement de la mise à jour 1.4.0 d’Axiobat qui contient principalement une refonte du module de gestion des interventions.
Voici le menu pour accéder rapidement aux différentes section de cette présentation :
- Nouveautés sur le module Interventions :
- Les nouveaux statuts
- Les nouveaux champs
- Les ressources affectées à une intervention
- Le rapport dynamique
- La planification des interventions
- La réalisation de l'intervention
- La remontée du temps d'exécution
- Les droits d'accès et de modifications
- Nouveautés concernant les licences "Personnel de chantier"
- Actions à faire pour le bon fonctionnement de la mise à jour
Nouveautés sur le module Interventions :
De nouveaux statuts font leurs apparition après la refonte du module intervention. Voici les nouvelles transitions :
Quand vous créez une nouvelle intervention, vous pouvez la sauvegarder soit en statut "En attente" soit en statut "Planifiée" :
- En attente : si aucune date ou aucun personnel n'est assigné. Une fois en attente, l'intervention pourra être planifiée en lui ajoutant une date de réalisation et le personnel assignée.
- Planifiée : La date de l'intervention est connue et au moins une personne est assignée pour la réalisation. Les personnes assignées peuvent voir l'intervention sur leurs téléphones/tablettes et démarrer la réalisation de l'intervention.
À partir de ces statuts, on peut ensuite soit annuler l'intervention ou commencer sa réalisation :
- Annulée : L'intervention est annulée pour une raison ou un autre
- En cours : L'intervention est en cours de réalisation par le personnel assigné. Quand l'intervention passe en réalisation, la date de début de réalisation est actualisée pour venir écraser la date prévisionnelle de début. Ce statut n'est actif que à partir de l'application nomade. Pour un administrateur sur l'application Web, il peut passer directement au statut Terminée.
- Terminée : La réalisation de l'intervention est terminée et le rapport est rempli et signé par le personnel assigné. Quand l'intervention passe à ce statut, la date de fin de réalisation est actualisée pour venir écraser la date prévisionnelle de fin.
Une fois l'intervention "Terminée", elle pourra être signée par le client, facturée directement ou simplement archivée si elle n'est pas destinée à être facturée (Par exemple dans le cadre d'une garantie) :
- Signée : Le client a signé l'intervention sur le téléphone ou la tablette. La signature est visible sur le rapport de l'intervention.
- Facturée : L'intervention est facturée.
- Archivée : L'intervention est archivée et ne sera pas proposée avec les interventions à facturer.
L'interface de création de la fiche d'intervention est réorganisé et rendu plus souple. Seul le client et l'adresse d'intervention sont désormais obligatoire pour créer une intervention.
Plusieurs nouveaux champs font leurs apparition. Voici un aperçu de l'interface de création :
- Priorité : Vous pouvez désormais définir une priorité à vos interventions pour faciliter leurs plannification.
- Date et heure début/fin prévues : Quand vous planifiez une intervention, les dates et heures de début/fin sont prévisionnelles. Une fois que vous réalisez l'intervention, ces dates sont automatiquement mises à jour pour refléter la réalité sur le terrain.
- Date souhaitée client : Si vous allez sauvegarder l'intervention "En attente" pour la planifier plus tard, vous pouvez renseigner la date d"intervention souhaitée par le client pour faciliter votre planification.
- Estimation de la durée : Vous pouvez aussi renseigner une durée estimée de l'intervention. Cette durée sur utiliser par défaut quand vous planifiez la date de début de réalisation pour calculer la date de fin.
- Rapport : Ce champs apparaît pour les entreprises qui ont l'option "Rapport dynamique". Il permet de choisir le rapport qui sera rempli par l'intervenant lors de cette intervention.
- Instructions de réalisation : Ce champs vous permet d'ajouter des instructions de réalisation en interne à destination du personnel intervenant.
- Personnel : Replace la section techniciens. Ici vous allez affecter les personnes qui vont intervenir.
- Engins : les engins qui seront utilisés durant l'intervention.
★ Les ressources affectées à une intervention :
Plusieurs notions se rajoutent à l'assignation de ressources pour réaliser l'intervention :
- Dorénavent, il est possible d'assigner toute une équipe en un seul click. Une équipe peut être constituée de plusieurs ressources humaines et matérielles que vous pouvez créer depuis la gestion du personnel.
- Choix d'un responsable ou plusieurs responsable d'équipe. Le responsable d'équipe aura la tâche de terminer la réalisation de l'intervention et de faire signer le client. Il est aussi capable de saisir le temps passé par le reste de l'équipe sur l'intervention.
- Ajouter des engins à l'intervention. Vous pouvez par exemple choisir quel véhicule sera utilisé pour le déplacement.
Cette nouvelle option vous permet de créer des rapports complètement personnalisés afin de guider la réalisation de l'intervention ou de vous assurer que le rapport fourni à votre client contient toutes les informations obligatoires.
Vous pouvez créer autant de modèle rapport que vous souhaiter selon la nature des interventions que vous avez l'habitude de réaliser. Les rapports peuvent contenir différent type d'éléments qui peuvent être obligatoire ou non :
Une fois vous créez un modèle de rapport vous pouvez l'utiliser quand vous créez l'intervention comme vu plus haut.
Regardez cette vidéo pour voir la création d'un modèle de rapport en pratique : https://youtu.be/syJSRLpOsiE
Cette nouvelle fonctionnalitée est optionnelle. Rapprochez vous de votre commercial si vous souhaitez l'activer.
★ La planification des interventions :
Grâce au nouveau statut "En attente", vous pouvez désormais planifier à posteriori de la création vos interventions.
Pour celà, nous avons amélioré l'agenda du module de l'intervention qui s'appelle désormais "Planification" :
Dans cette nouvelle interface, nous avons ajouté un menu latéral à droite de l'agenda pour vous permettre de rapidement planifier les interventions qui sont "En attente". Il suffit de les glisser et les déposer sur la bonne date de la bonne ressource.
Vous pouvez aussi rechercher par nom du client ou adresse d'interventions une intervention à planifier ou filtrer par priorité et date.
★ La réalisation de l'intervention :
À partir de l'application mobile, l'intervenant peut démarrer la réalisation de l'intervention en cliquant sur le bouton démarrer en bas à droite :
Ensuite il peut commencer la saisie du rapport en cliquant sur le nouvel onglet "Rapport".
Il ne pourra terminer son intervention que s'il remplit tous les champs obligatoire tel que défini dans le modèle du rapport dynamique créé.
À noter que pour les clients qui n'ont pas l'option du rapport dynamique, un seul champ texte non obligatoire va figurer sur le rapport comme dans la version avant la mise à jour.
Une fois le rapport rempli, l'intervenant peut terminer l'exécution en cliquant sur le bouton terminer dans le menu des 3 points en haut à droite :
Pour voir ce processus en fonctionnement, regardez la première partie de cette vidéo : https://www.youtube.com/watch?v=p8zOxr8VHRA
★ La remontée du temps d'exécution :
Dans cette mise à jour, nous avons dissocié le temps de réalisation de l'intervention (Date début et fin) du temps d'exécution remonté par les intervenants et qui est comptabilisé dans le relevé d'heure et dans le récapitulatif chantier si l'intervention est liée à un chantier.
En effet, la date de début et de fin n'est pas suffisante pour connaître le temps exacte passé sur l'intervention et estimer son coût à cause de plusieurs facteurs :
- Plusieurs intervenants peuvent être associé à l'intervention avec des temps de présences différents
- L'intervention peut être démarrée mais stoppée pour une raison ou une autre et le personnel réalise en attendant une autre tâche sur peut être un autre chantier
- Les temps de pauses ne sont pas renseignées
Pour répondre à ces problématiques, nous avons intégrés une nouvelle notion de "Temps d'exécution" qui permets aux intervenants (ou à vous) de saisir exactement le temps passés par chaque ressource (Personnel ou Engin) sur l'intervention.
Pour cela, nous avons ajouté sur le mobile et sur le Web un nouvel onglet dans la fiche d'intervention qui s'appelle "Exécution".
Pour voir comment remonter le temps travaillée depuis le mobile pour l'intervenant, veuillez regarder la vidéo explicative : https://youtu.be/p8zOxr8VHRA?t=129
À partir du Web, vous pouvez aussi consulter les temps d'exécution, corriger ceux qui sont remontés et les remonter vous même pour les personnes assignés à l'intervention :
Vous pouvez remonter en masse plusieurs jours si l'interventions est étalée sur plusieurs journée ou remplir seulement un créneau.
Notez que si vous ajoutez une journée entière, Axiobat vous pré-rempli automatiquement 2 créneaux, 1 pour la matinée et 1 pour l'après midi en prenant en compte l'heure de pause configuré sur vos paramètres :
Notez aussi que vous pouvez indiquer qu'un créneau est en heure supplémentaire en cochant l'option "Heure supplémentaire" sur la ligne du créneau.
Seuls les personnes qui ont un droit spécifique sur leur profil peuvent ajouter les heures supplémentaires.
Tous les horaires supplémentaires au niveau du relevé d'heure sont visible clairement en violet sur le relevé d'heure :
★ Les droits d'accès et de modifications :
Plusieurs droits ont été ajoutés au niveau du paramétrage des profils pour permettre aux administrateurs de mieux gérer les accès à ce nouveau module :
- Droit d'archiver les interventions : Afin de pouvoir passer les interventions au statut "Archivée" sans les facturer.
- Droit de planifier les interventions : Afin de pouvoir planifier depuis la page de planification des interventions.
- Droit d'ajouter les heures supplémentaires : Afin de pouvoir cocher qu'un créneau d'exécution d'une intervention est à compter en heures supplémentaires
- Droit d'ajouter du temps de travail pour les autres : Afin de pouvoir saisir du temps de travail pour les autres utilisateurs de l'entreprise.
Nouveauté concernant les licences "Personnel de chantier" :
Dorénavant les licences "Personnel de chantier" permettent aussi l'accès à l'application mobile en mode restreint.
Les utilisateurs ayant une licence "Personnel de chantier" pourront réaliser les opérations suivantes sur l'application mobile :
- Voir la liste des tâches chantiers/Interventions où ils sont assignés (sans voir le détail des fiches)
- Remonter les heures travaillés sur chaque tâche chantier/intervention
Pour activer les utilisateurs qui ont la licence "Personnel de chantier", vous devez lui assigner un login et mot de passe depuis sa fiche utilisateur puis choisir sur quel module il pourra être assigné :
Actions à faire pour le bon fonctionnement de la mise à jour :
- Désinstaller et réinstaller l'application mobile et que vous utilisez bien la 1.4.0
- Déconnecter puis reconnecter l'application Web
- Donner les bons droits aux bons profils sur le module Intervention
- Régler le créneau de la pause déjeuner
- Créer les modèles de rapports dynamique si vous avez souscrit à l'option
- Créer les utilisateurs "Personnel de Chantier" si vous avez souscrit à l'option
N'hésitez pas à nous contacter pour toutes questions et besoin d’informations :
- par chat depuis votre compte Axiobat
- par téléphone : 09 70 72 17 10
- par email : support@axiobat.com
Nous vous souhaitons une excellente semaine,
L’équipe Axiobat.