Cette mise à jour apporte une amélioration significative dans la gestion de vos communications, notamment en ce qui concerne l'envoi des emails à vos clients et contacts.
1️⃣ Dans la partie Administration, une nouvelle fonctionnalité voit le jour : "Modèles d'emails". Cette dernière centralise les anciens réglages d'emails que vous retrouviez dans la partie "Paramètres des Documents" (Envoi d'emails).
➡️ Vous pouvez désormais créer des modèles d'emails spécifiques à chaque type de document : Avoir, Bon de commande, Fournisseur, Chantier, Client, Devis, Facture... et si nécessaire, par statut de document. pour se faire, il suffit de :
- Accéder dans Administration, ensuite dans "Modèles d'emails"
- Ajouter un modèle → attribuer un nom au modèle
- Choisir le document concerné
- Saisir le statut
- Remplir l'objet et le contenu
- Valider
🔎 Par exemple, vous pouvez créer un modèle d'email de relance pour le paiement des factures dont le statut est "en retard".
⚠️ Attention : si vous sélectionnez plusieurs types de document pour un même modèle d'email, vous ne pouvez pas appliquer de condition basée sur le "Statut".
➡️ Vous pouvez ajouter une adresse email en copie conforme (CC) ou en copie conforme invisible (CCi) par défaut, pour recevoir une copie à une adresse email précise, à chaque envoi.
➡️ Vous retrouvez la possibilité d'utiliser les balises automatiques pour personnaliser l'objet et le contenu de votre modèle d'email. Un résumé des balises automatiques disponibles par type de document est affiché en bas de page pour vous guider.
➡️ Enfin, vous pouvez choisir de joindre un type de fichier à un modèle d'email créé :
🔎 Par exemple vos Conditions Générales de Vente ou le plan d'accès à vos locaux.
2️⃣ Une autre nouveauté majeure de cette mise à jour est la création d'un nouvel onglet appelé "Communication", que vous retrouvez dans la Gestion de chantier > Chantier :
Cet onglet regroupe désormais les emails et les partages de documents associés à vos chantiers, tels que les devis, les factures, les fiches d'intervention et les dépenses.
📩 Parmi les fonctionnalités ajoutées, vous pouvez désormais personnaliser vos emails en quelques clics :
➡️ Vous pouvez ajouter des contacts au chantier :
Dans vos chantiers, vous trouverez la rubrique "Contact" vous permettant d'ajouter vos contacts du chantier et par Organisme.
- Une fois vos contacts ajoutés, vous pouvez utiliser le raccourci @ pour insérer automatiquement toutes les adresses emails d'un groupe de contact.
🔎 Par exemple, vous souhaitez envoyer un email à tous les architectes d'un chantier, que vous avez déjà enregistrés dans Contacts : @Architectes insérera toutes les adresses emails rattachées aux architectes sans avoir à les saisir une par une.
➡️L'onglet "Communication" se retrouve aussi dans les Contacts > Client ou Fournisseur. Vous permettant de consulter l'historique de tous vos échanges centralisés par contact et envoyez des emails spécifiques directement depuis la fiche du contact.
➡️ Vous pouvez aussi Attacher des pièces jointes, qu'il s'agisse de documents associés enregistrés sur Axiobat, de pièces jointes ou de documents à importer depuis votre ordinateur ou téléphone