Une version qui boucle la chaîne de vos achats

La version 2.1 d'Axiobat a un fil conducteur : les opérations d'achats. Commander à un fournisseur comme à un sous-traitant, réceptionner, contrôler ce qui a été livré et facturé, mettre à jour ses prix, puis transmettre proprement à la comptabilité : toute la chaîne est désormais outillée de bout en bout.

Un maillon manquant enfin comblé. Beaucoup d'entreprises passent directement de la commande à la facture, sans trace de ce qui a réellement été livré. Le bon de réception devient un document à part entière, et le contrôle de débours confronte enfin la facture du fournisseur à ce qui a été commandé et reçu.

Moins de saisie, plus de contrôle. L'OCR lit désormais vos documents d'achat ligne par ligne, et non plus seulement leur montant total. Vos achats alimentent les débours réels de vos chantiers article par article.

Le terrain et le bureau sur la même chaîne. Commandes et réceptions se saisissent depuis l'application mobile, au moment où elles se produisent — le bureau travaille ensuite sur des données réelles.

Et de nouvelles façons de chiffrer. Grilles tarifaires opposables, ouvrages simplifiés, catalogue Sonepar connecté et mise à jour des prix en un clic : le chiffrage gagne en précision comme en rapidité.

1. La gestion des sous-traitants et le bon de commande sous-traitant

C'est le grand module nouveau de cette version. La sous-traitance se pilote maintenant comme le reste de votre activité, de la conformité administrative jusqu'à la facturation des travaux.

Un même partenaire pouvant être à la fois fournisseur de matériel, sous-traitant ou loueur d'engins, tout part de sa fiche : vous cochez simplement le rôle Sous-traitant, sans créer de doublon. Axiobat suit ensuite pour lui les documents de conformité obligatoires — attestation URSSAF, Kbis, RC Pro, assurance décennale, carte BTP, RIB, TVA intracommunautaire — avec numéro d'attestation, dates d'émission et d'expiration et fichier joint. Chaque document passe par les états Manquant, À valider puis Validé, et un statut de conformité se calcule automatiquement : conforme, à renouveler ou non conforme. La liste des documents exigés est entièrement personnalisable.

Le bon de commande sous-traitant arrive avec son propre écran, dans Opérations achats > BC sous-traitants. Vous le générez depuis un devis grâce à un assistant en trois étapes : sélection des prestations à sous-traiter dans l'arborescence du devis, affectation d'un ou plusieurs sous-traitants, puis dates et conditions. Les colonnes « déjà commandée » et « restante » évitent de commander deux fois la même prestation. Au moment de choisir votre sous-traitant, son badge de conformité s'affiche : vous voyez immédiatement si vous vous apprêtez à commander à un partenaire dont les attestations ne sont pas à jour.

Le suivi des travaux se fait ensuite par statuts, de Brouillon à Terminé en passant par la réception partielle avec pourcentage d'avancement. Le contrat de sous-traitance se génère automatiquement et part en signature électronique par courriel. À chaque avancement, la facturation par situation calcule le montant à payer, applique la retenue de garantie paramétrée et génère la dépense correspondante.

ℹ️ Info — Le sélecteur avertit lorsqu'un sous-traitant n'est pas conforme, mais il ne bloque pas la commande : vous restez maître de votre décision.

🔑 Accès — La gestion des sous-traitants est incluse dans la formule Premium, et disponible en option avec la formule Expert.

En savoir plus sur la gestion des sous-traitants

2. Les bons de réception, nouveau pivot de vos livraisons

Le bon de réception devient un document à part entière, avec sa référence, son statut, son fournisseur, ses étiquettes et son historique. Vous le retrouvez dans Opérations achats > Bons de reception frs, sur une liste dédiée organisée en trois onglets : Bon de réception, À valider et Historique, les deux derniers portant un compteur.

Cinq chemins mènent à un bon de réception : la lecture automatique du bon de livraison (voir la section suivante), la saisie manuelle, la reprise d'un bon de commande fournisseur existant, la réception avec réserves, et la création automatique du bon de commande lorsque la commande n'existait pas encore dans Axiobat. Ce dernier cas correspond à une réalité de terrain : le camion arrive parfois avant que la commande soit saisie, et la réception ne doit pas être bloquée pour autant.

Dès qu'un bon de commande est rattaché, Axiobat verrouille les quantités : impossible de réceptionner plus que ce qui a été commandé, et le taux de réception de la commande se met à jour tout seul. Les articles livrés qui ne figuraient pas sur la commande sont signalés en rouge ; à la validation, vous choisissez de les ajouter à la commande ou de les conserver tels quels.

Chaque ligne peut porter une ou plusieurs réserves, avec commentaire et pièces jointes — la photo du colis abîmé, prise au moment de la livraison. La colonne Réservation présente les rend visibles directement dans la liste. Depuis un bon de réception, vous générez ensuite en un clic une dépense, un bon de commande, une demande d'entrée ou un bon d'entrée en stock. Et lorsque plusieurs livraisons se rapportent au même fournisseur, une seule dépense peut être créée à partir de plusieurs bons de réception, avec regroupement automatique des lignes.

🔑 Accès — Les bons de réception sont inclus dans toutes les formules.

En savoir plus sur les bons de réception

3. L'OCR détaillé sur vos achats

Jusqu'ici, la lecture automatique d'un document d'achat en retenait le montant total. Elle lit désormais le détail article par article, sur les trois écrans concernés : dépense, bon de commande fournisseur et bon de réception, avec le même parcours partout.

Vous déposez un ou plusieurs fichiers — photo ou PDF —, vous pouvez cibler un chantier et une commande, puis vous continuez à travailler : le traitement se poursuit en arrière-plan. L'onglet Historique suit l'avancement et le document se crée automatiquement au statut À valider. Un contrôle d'empreinte vous prévient si le document a déjà été importé, première barrière contre les doubles paiements.

L'extraction couvre l'en-tête — numéro de bon de livraison, date, coordonnées du fournisseur, numéro de commande — et le détail des lignes : désignation, référence, quantité, unité, prix unitaire, remise, TVA et totaux. Le fournisseur est identifié par son SIREN, puis son SIRET, puis par rapprochement de nom ; s'il est inconnu, sa fiche est créée automatiquement et vous en êtes informé. Le numéro de commande lu sur le document est comparé à vos commandes ouvertes : vous confirmez la commande détectée, en choisissez une autre, ou continuez sans commande. Les articles, enfin, se relient à votre bibliothèque, avec des propositions automatiques de correspondance et la possibilité d'en créer à la volée.

Les tickets de caisse sont également pris en charge : l'achat de dépannage au négoce du coin se scanne comme une facture.

ℹ️ Info — Le nombre de pages traitées chaque mois dépend de votre abonnement. Avant le premier import, vérifiez votre paramétrage d'achats (catégorie, TVA par défaut, frais généraux, coefficients) : sans lui, l'import est refusé avec un message explicite.

🔑 Accès — La lecture détaillée des factures fournisseurs et des tickets de caisse est incluse dans toutes les formules. Celle des bons de réception et des bons de commande fournisseurs est incluse dans les formules Pro, Expert et Premium.

En savoir plus sur l'import automatique de vos achats

4. Le contrôle de débours

C'est la pièce qui referme la chaîne. Le contrôle de débours confronte la facture de votre fournisseur à ce que vous avez réellement commandé ou reçu, depuis un onglet dédié de la fiche Dépense.

Chaque ligne de la facture est confrontée aux lignes des bons de réception ou des bons de commande que vous avez sélectionnés. Axiobat compare identifiants, références et désignations, puis attribue à chaque ligne un statut : Match exact, Suggestion, Manquant, Surplus BL ou Surplus Facture. Les livraisons partielles sont gérées : une ligne de facture peut se rapprocher de plusieurs lignes de réception.

Vous validez ou refusez ensuite chaque ligne, individuellement ou en masse, avec Tout Valider. Vous pouvez associer ou dissocier des lignes à la main, ajuster les quantités rapprochées et commenter. Le rapprochement se conclut par Validé, Valider avec réserves lorsque des lignes ont été refusées, ou Litige — et rien ne peut être conclu tant que toutes les lignes n'ont pas été traitées. Le statut se propage aux documents concernés, qui deviennent alors non modifiables : personne ne retouche une pièce déjà contrôlée.

Le dispositif se paramètre dans Administration > Paramétrage > Module achat > Options, section Contrôle des débours. Vous y activez le contrôle, désignez automatiquement le responsable du chantier comme responsable du rapprochement, faites facturer automatiquement les bons de commande après validation, et surtout vous pouvez interdire le passage à « en cours » ou interdire la saisie d'un paiement tant que le rapprochement est resté à l'état de brouillon. Autrement dit : pas contrôlé, pas payé.

ℹ️ Info — Le module est désactivé par défaut : l'onglet n'apparaît qu'une fois le contrôle activé dans le paramétrage. Le rapprochement se fait sur le web uniquement ; c'est une activité de bureau.

✅ Bon à savoir — On parle bien ici de contrôle de débours, ou de rapprochement des achats : il ne s'agit pas du rapprochement bancaire.

🔑 Accès — Le contrôle de débours est inclus dans la formule Premium, et disponible en option avec la formule Expert.

En savoir plus sur le contrôle de débours

5. Commander et réceptionner depuis l'application mobile

Les achats sortent du bureau. L'application mobile accueille un module Bons de commande frs : vous y retrouvez vos commandes classées par état d'avancement — Tous, En attente, Partielle, Réceptionné — et vous pouvez en créer une directement depuis le chantier avec Créer un BCF, ce qui n'était pas possible auparavant : commander supposait un passage au bureau. Une commande reçue en photo ou en PDF s'importe aussi d'un geste, avec Importer un BCF par OCR.

Un module Bons de réception fait également son entrée, avec les mêmes onglets et les mêmes compteurs que sur le web : Bons de réception, À valider et Historique. Trois façons de créer une réception : Créer avec BC lorsque la commande existe, Créer sans BC quand la livraison arrive avant elle, et Importer un BR par OCR — vous photographiez le bon de livraison à la descente du camion et la réception se crée toute seule. Vous confirmez ensuite la commande détectée, saisissez les quantités reçues, et le taux de réception se met à jour. Les réserves se saisissent article par article, photo à l'appui, au moment où le problème est constaté.

Un document créé sur mobile se retrouve à l'identique au bureau, réserves comprises : le contrôle de débours s'appuie ensuite sur des commandes et des réceptions saisies à chaud par le terrain.

🔑 Accès — Les modules Bons de commande frs et Bons de réception de l'application mobile sont inclus dans toutes les formules ; l'import par OCR reste soumis aux formules indiquées au point 3.

En savoir plus sur les achats depuis l'application mobile

6. L'interconnexion avec Sonepar

Axiobat se connecte à Sonepar pour vous permettre de chiffrer et d'acheter à vos conditions réelles négociées.

Depuis un devis ou depuis votre bibliothèque, le bouton Importer Sonepar ouvre le catalogue Sonepar de votre entreprise, avec vos tarifs. Vous remplissez votre panier et les lignes reviennent dans Axiobat déjà chiffrées : désignation, prix d'achat net, écotaxe DEEE, marque, référence fabricant et code EAN. Chaque article importé peut aussi créer ou mettre à jour la fiche correspondante de votre bibliothèque. La fiche article s'enrichit d'ailleurs d'une section Informations complémentaires réunissant EAN, marque, référence fournisseur et modèle, avec la notice et la fiche produit en pièces jointes.

Les prix se rafraîchissent à la demande, sur un devis comme sur toute la bibliothèque, avec l'action Mise à jour des prix Sonepar.

ℹ️ Info — L'interconnexion nécessite un compte client Sonepar actif ; chaque utilisateur renseigne ensuite son propre compte webshop. Elle couvre le chiffrage et la mise à jour des prix — l'envoi des commandes à Sonepar depuis Axiobat n'est pas encore disponible. Fonctionnalité accessible sur le web.

🔑 Accès — L'interconnexion Sonepar est incluse dans toutes les formules.

En savoir plus sur l'interconnexion Sonepar

7. La mise à jour des prix en un clic

Un bouton unique, MAJ des prix, rafraîchit toutes les lignes d'un document en une seule action, quelle que soit l'origine du prix de chaque article : votre bibliothèque interne comme les catalogues fournisseurs connectés, traités ensemble.

Si vous avez coché des lignes, seules celles-ci sont mises à jour ; sinon, le document entier l'est. Une synthèse s'affiche ensuite : total HT avant et après avec l'écart, détail par fournisseur, et pour chaque ligne touchée les prix d'achat et de vente avant et après. Si rien n'a bougé, Axiobat vous le dit simplement. Les totaux du document sont recalculés dans la foulée.

C'est l'outil qui permet de reprendre un devis ancien avant de relancer un client, sans repasser ligne par ligne — vos marges suivent le prix d'achat du jour, pas celui d'il y a trois mois.

ℹ️ Info — Les lignes issues d'une grille tarifaire verrouillée sont automatiquement préservées lors de la mise à jour.

🔑 Accès — La mise à jour des prix est incluse dans toutes les formules.

En savoir plus sur la mise à jour des prix

8. Les grilles tarifaires

Un nouveau module rejoint la Bibliothèque : Bibliothèque > Grilles tarifaires. Il permet de constituer des grilles de prix opposables, utilisables de deux façons — comme bordereau contractuel d'un client (BPU), ou comme grille imposée à un utilisateur pour encadrer ses devis.

Une grille se crée depuis votre catalogue existant, articles, ouvrages et lots avec reprise de leurs prix actuels, ou par import Excel. Vous ajustez ensuite les prix en masse — pourcentage, montant fixe ou coefficient, à la hausse comme à la baisse — avec des filtres multi-critères et une prévisualisation avant validation. Chaque variation est historisée ligne à ligne : la révision annuelle d'un bordereau se règle en quelques clics.

Une grille est associée soit à des clients, soit à des utilisateurs, jamais aux deux. En mode bordereau, elle est rattachée à un ou plusieurs clients et fait référence contractuelle ; la fiche client gagne un onglet BPU. En mode grille imposée, elle est affectée à un utilisateur — un commercial débutant, par exemple — qui compose alors ses devis à partir des seules grilles validées par sa direction ; la fiche utilisateur gagne un onglet Grilles tarifaires.

Une option de la fiche client permet d'aller plus loin en restreignant tous ses documents aux seules lignes de ses grilles : impossible alors de piocher ailleurs dans le catalogue ou d'ajouter une ligne libre. Enfin, une grille peut être rendue non modifiable : dans les documents, ses prix, désignations et références deviennent intouchables, seules la quantité et la TVA restant ajustables, et ses lignes sont automatiquement exclues des actions en masse.

✅ Bon à savoir — Le module s'appelle Grilles tarifaires dans la Bibliothèque, mais l'onglet de la fiche client conserve le nom BPU, plus parlant pour les marchés à bordereau. Les deux désignent la même chose.

🔑 Accès — Les grilles tarifaires sont incluses dans les formules Expert et Premium.

En savoir plus sur les grilles tarifaires

9. Les ouvrages sans détails

Un quatrième type d'ouvrage rejoint la Bibliothèque : l'ouvrage sans détails, ou OSD. Il est présenté au client à prix global, sans détail des articles, mais conserve en interne une structure en deux volets : Fourniture et Main d'œuvre.

Axiobat gérait déjà les ouvrages détaillés, précieux pour analyser finement son déboursé — mais représentant un travail de saisie que beaucoup de petites entreprises n'exploitaient pas. Avec l'OSD, un ouvrage se construit en deux montants : la fourniture d'un côté, la main d'œuvre de l'autre. Rien de plus.

Dans les devis et les factures, l'ouvrage apparaît sur une seule ligne à prix global. Des colonnes dédiées aux deux volets — prix d'achat, prix de revient, coefficient, prix de vente, quantité d'heures — apparaissent automatiquement dès qu'un document en contient un, pour piloter séparément la marge sur la fourniture et celle sur la main d'œuvre. Un import Excel dédié permet d'en créer en masse, via le bouton Importer OSD de la liste des ouvrages. À la clôture du chantier, l'analyse distingue les deux volets : vous voyez où la marge s'est faite.

ℹ️ Info — L'ouvrage sans détails s'ajoute aux ouvrages détaillés, il ne les remplace pas : vous choisissez votre niveau de détail ouvrage par ouvrage.

🔑 Accès — L'ouvrage sans détails est inclus dans toutes les formules.

En savoir plus sur les ouvrages sans détails

10. Votre comptable connecté avec ComptaConnect

Axiobat se connecte à ComptaConnect, la plateforme qui relie votre entreprise à votre expert-comptable. Vous la retrouvez dans Comptabilité > Mon comptable.

Depuis cet écran, vous invitez votre comptable par courriel : il crée son accès et retrouve votre dossier en ligne. Vos factures de vente et d'achat lui sont ensuite transmises sans export manuel, avec l'historique des synchronisations. Les échanges et les demandes de pièces se centralisent au même endroit.

Fini le rituel de la pochette de factures : votre cabinet reçoit les pièces au fil de l'eau, vos déclarations et votre bilan reposent sur des données complètes, et vous vous recentrez sur votre métier.

ℹ️ Info — Votre dossier est relié à un seul cabinet à la fois : inviter un nouveau comptable suppose de révoquer l'accès du précédent.

🔑 Accès — L'interconnexion avec votre expert-comptable via ComptaConnect est incluse dans toutes les formules.

En savoir plus sur la connexion avec votre comptable

Et ensuite ?

✅ Bon à savoir — Avec Sonepar, Axiobat ouvre son chiffrage aux catalogues des distributeurs : d'autres enseignes rejoindront l'application dans les prochaines versions. Le module de gestion des sous-traitants, lui, va continuer de s'étoffer.

Comme toujours, ces évolutions viennent de vos retours. Continuez à nous les faire remonter : ce sont eux qui construisent les prochaines versions.