En bref

Le module Sous-traitants pilote la sous-traitance de bout en bout : la conformité administrative de vos partenaires (les documents de conformité), la commande des prestations sous-traitées, le suivi des travaux et leur facturation par situation. Un même partenaire peut être fournisseur de matériel, sous-traitant et loueur d'engins : tout se gère depuis une seule fiche, sans doublon.

Pour qui ?

• les chargés d'affaires et conducteurs de travaux, qui commandent et suivent les prestations sous-traitées ;
• les services administratifs, qui contrôlent la conformité (attestations, assurances) des sous-traitants ;
• la direction, qui veut s'assurer de ne commander qu'à des partenaires à jour de leurs obligations.

Un rôle, pas un doublon

Tout part de la fiche du tiers. Comme un même partenaire peut être à la fois fournisseur de matériel, sous-traitant ou loueur d'engins, vous cochez simplement le rôle Sous-traitant sur sa fiche — sans créer de seconde fiche. Il est alors proposé partout où Axiobat attend un sous-traitant.

Les documents de conformité

Pour chaque sous-traitant, Axiobat suit les documents de conformité attendus, à partir d'un catalogue paramétrable qui distingue les documents obligatoires — par défaut l'attestation de vigilance URSSAF, l'extrait Kbis, la RC Pro, l'attestation de régularité TVA et la liste nominative des salariés étrangers — des documents optionnels comme l'assurance décennale ou la carte BTP. Chaque type porte une durée de validité (par exemple 12 mois pour la RC Pro, 6 mois pour l'URSSAF). Ils se gèrent depuis l'onglet Documents de conformité de la fiche du tiers, où chaque document porte son numéro d'attestation, sa date d'émission, un fichier joint (PDF, JPG, PNG, DOC ou XLS, 10 Mo maximum) et une note interne facultative. La date d'expiration est calculée automatiquement (date d'émission + durée de validité paramétrée) et reste ajustable à la main.

Chaque document suit un statut : Manquant (aucun fichier), À valider (fichier déposé, en attente de contrôle), Validé (après l'action Valider), Expiré (date d'expiration dépassée) ou Refusé. Les documents obligatoires demandent une validation manuelle avant de compter comme conformes. Sur chaque ligne, vous pouvez visualiser, télécharger, remplacer, valider ou refuser le document (un refus demande au sous-traitant de fournir un nouveau fichier conforme). Un compteur d'avancement (par exemple « Documents obligatoires 1/5 ») montre en un coup d'œil ce qui reste à réunir.

À partir de là, un statut de conformité se calcule automatiquement pour le sous-traitant :

• Conforme — tous les documents obligatoires sont validés et à jour ;
• À renouveler — tout est validé, mais un document expire dans les 30 jours ;
• Non conforme — au moins un document obligatoire est manquant, expiré ou refusé.

Ce statut de conformité s’affiche directement dans la liste des fournisseurs (colonne Conformité), et un filtre Statut de conformité permet d’isoler d’un coup les partenaires Non conforme, À renouveler ou Conforme.

Légende : la colonne Conformité sur la liste Contacts > Fournisseurs — les sous-traitants portent le Type « Fourniture, Sous-traitance » et un badge Conforme / Non conforme ; le filtre Statut de conformité (Non conforme / À renouveler / Conforme) est en haut de la liste.

La liste des documents exigés est entièrement personnalisable, pour coller à vos obligations.

Légende : le catalogue des documents de conformité (Administration > Paramétrage > Fiches Clients-Fournisseurs-Utilisateurs > Documents de conformités) — documents obligatoires et optionnels, chacun avec sa durée de validité et son statut, et le bouton Ajouter un document pour l’adapter à vos obligations.

Légende : l’onglet Documents de conformités de la fiche d’un sous-traitant — chaque document (obligatoire ou optionnel) avec ses dates d’émission/expiration, son fichier, son statut (À valider / Manquant / Validé / Expiré / Refusé) et ses actions (visualiser, télécharger, remplacer, valider, refuser). En haut : le statut de conformité du sous-traitant (ici Non conforme), le compteur « Documents obligatoires 3/5 » et le bouton Ajouter un document. Ici, plusieurs états coexistent : À valider, Refusé, Validé et Manquant.

Le bon de commande sous-traitant

La commande des prestations sous-traitées a son propre écran, dans Gestion commerciale > Opérations achats > BC sous-traitants. Le plus souvent, vous le générez depuis un devis, à l'aide d'un assistant en trois étapes :

1. Sélectionnez les prestations à sous-traiter dans l'arborescence du devis. Les colonnes « déjà commandée » et « restante » évitent de commander deux fois la même prestation.
2. Affectez un ou plusieurs sous-traitants.
3. Renseignez les dates (début et fin, qui serviront de référence au suivi de l'exécution) et les conditions de la commande. Vous pouvez au besoin fixer un prix forfaitaire plutôt que de reprendre le détail des prestations.

Qu’il vienne d’un devis ou d’une création directe, le bon de commande sous-traitant se renseigne sur le même écran : vous choisissez son type — Normal, Chantier ou Multi-chantiers —, le sous-traitant, l’adresse d’intervention, les dates de début et de fin de travaux, puis les prestations.

Légende : l’écran de création d’un bon de commande sous-traitant — type (Normal / Chantier / Multi-chantiers), sélection du sous-traitant, dates de début et de fin de travaux et tableau des prestations. Depuis un devis, prestations et sous-traitant sont pré-remplis via l’assistant en 3 étapes (sélection des prestations avec les colonnes « déjà commandée » / « restante », puis affectation avec le badge de conformité).

Au moment de choisir votre sous-traitant, son badge de conformité s'affiche : vous voyez immédiatement si vous vous apprêtez à commander à un partenaire dont les attestations ne sont pas à jour.

ℹ️ Info — Le sélecteur avertit lorsqu'un sous-traitant n'est pas conforme, mais il ne bloque pas la commande : vous restez maître de votre décision.

Légende : la liste des bons de commande sous-traitants (Gestion commerciale > Opérations achats) — référence, statut, sous-traitant, devis d'origine et montant.

Du suivi des travaux à la facturation

Une fois la commande passée, le suivi des travaux se fait par statuts : Brouillon, Accepté, En cours (avec la possibilité de le mettre Suspendu), Réceptionné partiellement — avec un pourcentage d'avancement —, puis Réceptionné et Terminé (une commande peut aussi être Annulée). Le contrat de sous-traitance se génère automatiquement via le module éditique, à partir d'un modèle qui reprend les informations déjà saisies (référence, nom et SIRET du sous-traitant, prestations, dates de travaux, montant HT) — sans ressaisie — et peut partir en signature électronique (Yousign) par courriel.

À chaque avancement, la facturation par situation ne facture que le delta depuis la dernière situation, applique la retenue de garantie paramétrée (portée par une ligne de déduction) et génère une dépense — la sous-traitance rejoint ainsi les débours de votre chantier. Un statut de facturation suit l'avancement : Non facturé, Partiellement facturé, puis Facturé une fois toutes les prestations à 100 %.

Aller plus loin

• Comprendre les fournisseurs — la fiche du tiers, socle commun aux fournisseurs et aux sous-traitants.
• Réceptionner une livraison fournisseur — l'étape suivante de la chaîne d'achats.
• Contrôler ses débours — rapprocher la commande, la réception et la facture.