En bref

Le contrôle de débours confronte la facture de votre fournisseur à ce que vous avez réellement commandé ou reçu. C'est la pièce qui referme la chaîne des achats : plus de facture payée sans vérifier qu'elle correspond à la commande et à la livraison. Le rapprochement se fait depuis un onglet dédié de la fiche Dépense.

✅ Bon à savoir — On parle ici de contrôle de débours (ou rapprochement des achats), à ne pas confondre avec le rapprochement bancaire.

Le principe du rapprochement

À la création du rapprochement, Axiobat exécute un appariement automatique : chaque ligne de la facture est confrontée aux lignes des bons de réception ou des bons de commande que vous avez sélectionnés — d'abord par identifiant d'article, puis par référence, enfin par ressemblance des désignations. Chaque ligne reçoit alors un statut :

• Match exact — référence, désignation, unité et prix unitaire concordent, et la quantité facturée est couverte ;
• Différent — une correspondance a été trouvée, mais un écart subsiste (quantité, prix, unité ou désignation) ;
• Manquant — aucune ligne de commande ou de réception ne correspond à cette ligne de facture.

Les livraisons partielles sont gérées : une ligne de facture peut se rapprocher de plusieurs lignes de réception ou de commande. À l'inverse, une même ligne de réception ne peut alimenter qu'une seule ligne de facture, et seule la quantité restant à rapprocher d'un document est proposée — jamais sa quantité totale.

Le tableau confronte, ligne à ligne, la facture (référence, quantité, prix) et les lignes des bons associés, avec une colonne Correspondance qui porte le statut. En haut, des filtres Match exact / Différent / Manquant permettent de n'afficher que les lignes à traiter.

Légende : l’onglet Contrôle de débours d’une dépense — les lignes de la facture confrontées aux lignes des bons de commande (BCF associés), avec la Correspondance par ligne (Match exact / Différent / Manquant) et le statut de validation (ici plusieurs Manquant, un Différent, une ligne Refusée). En haut : le statut du rapprochement (Brouillon) et le bouton Modifier.

Valider le rapprochement

Vous validez ou refusez ensuite chaque ligne, individuellement ou en masse avec Tout Valider. Vous pouvez associer ou dissocier des lignes à la main, ajuster les quantités rapprochées et commenter.

Le rapprochement se conclut par l'un de ces états :

• Validé — tout concorde ;
• Valider avec réserves — des lignes ont été refusées ;
• Litige — désaccord à traiter avec le fournisseur.

Rien ne peut être conclu tant que toutes les lignes n'ont pas été traitées : les boutons Litige et Tout valider restent bloqués tant qu'une ligne est en attente. À tout moment, Sauvegarder brouillon met le travail de côté sans rien propager. Une fois le rapprochement conclu, son statut se propage aux documents concernés, qui deviennent non modifiables : personne ne retouche une pièce déjà contrôlée. Repasser un rapprochement en Brouillon annule les quantités déjà propagées.

Deux effets accompagnent la validation :

• la dépense qui portait le rapprochement passe automatiquement de En attente à En cours ;
• un rapprochement entièrement validé peut déclencher la facturation des bons de commande : automatiquement si l'option est activée, sinon après confirmation. Un bon de commande couvert en totalité passe Facturé, couvert en partie Partiellement facturé. Cette facturation par rapprochement est définitive — un bon de commande n'est facturé qu'une seule fois par ce mécanisme.

Enfin, une même livraison ne se contrôle qu'une fois : dès qu'un bon de réception est rapproché, le bon de commande correspondant n'est plus proposé au rapprochement, et réciproquement — on choisit de contrôler soit les réceptions, soit les commandes, pas les deux.

On passe ainsi d'une facture reçue à une dépense entièrement contrôlée, rapprochée de ce qui a été commandé, réceptionné et facturé. Et comme la dépense est validée sur des montants vérifiés, elle alimente des indicateurs de rentabilité fiables — le récapitulatif financier du chantier reflète le coût réel, pas une estimation.

Activer et paramétrer le contrôle

Le dispositif se règle dans Administration > Paramétrage > Module achat > Options, section Contrôle des débours (bouton Modifier pour éditer) :

• Activer contrôle de débours — met le dispositif en service (l'onglet de rapprochement apparaît alors sur les dépenses) ;
• Interdire le passage à en cours si statuts de rapprochement — bloque la dépense tant que le rapprochement est au statut choisi (par exemple Brouillon) ;
• Responsable rapprochement prend le responsable de chantier par défaut si dépense liée à un chantier ;
• Facturer automatiquement les bons de commande après validation du rapprochement ;
• Interdire saisie de paiement si statut de rapprochement — empêche de payer tant que le rapprochement est au statut choisi.

Autrement dit : pas contrôlé, pas payé.

Légende : le paramétrage Contrôle des débours (Administration > Paramétrage > Module achat > Options).

ℹ️ Info — Le module est désactivé par défaut : l'onglet de rapprochement n'apparaît sur la fiche Dépense qu'une fois le contrôle activé dans le paramétrage. Le rapprochement se fait sur le web uniquement — c'est une activité de bureau.

Aller plus loin

• Réceptionner une livraison fournisseur — le bon de réception, base du rapprochement.
• Importer ses achats par lecture automatique (OCR) — pour créer la dépense à contrôler depuis la facture.