En bref

Depuis l'application mobile, vous photographiez un ticket de caisse ou une facture fournisseur, ou vous choisissez le fichier sur le téléphone : Axiobat lit le document et prépare la dépense à votre place (fournisseur, date, référence, totaux HT, TVA et TTC). Il ne vous reste qu'à la contrôler et à la valider. Cet article s'adresse aux techniciens, chefs d'équipe et conducteurs de travaux qui font des achats sur chantier. Pour saisir une dépense à la main, voir Saisir une dépense depuis le mobile.

Avant de commencer

• Les droits sur les dépenses : votre profil doit vous permettre de créer des dépenses et d'utiliser l'import par OCR. Sans le droit de création, le bouton rond de la liste Dépenses n'apparaît pas.
• Le document : une photo ou un fichier PNG, JPG, JPEG ou PDF. Un PDF ne doit pas dépasser 50 pages.
• Une connexion internet : les documents sont envoyés à Axiobat pour être lus.
• Le paramétrage du fournisseur : si le fournisseur n'a pas encore de ventilation ni d'imputation comptable par défaut, l'application vous les demandera au moment du contrôle (voir plus bas).

Ouvrir l'import par OCR

Trois chemins mènent à l'import, selon l'endroit où vous vous trouvez :

• Depuis la liste des dépenses : ouvrez le menu, touchez Dépenses, puis le bouton rond, en bas à droite, et Dépense(s) par OCR.
• Depuis l'Accueil : touchez le raccourci Importer avec OCR, puis Dépense dans la fenêtre Importer avec OCR.
• Depuis un chantier : dans la liste de ses dépenses, touchez le bouton rond, puis Dépense(s) par OCR. Le chantier est alors déjà renseigné.

L'écran Importation des dépenses avec l'IA d'Axiobat s'ouvre. Tant qu'aucun fichier n'est ajouté, il rappelle les informations que l'application va extraire : le nom du fournisseur, la date de la dépense, la référence du document, le total HT, la TVA et le total TTC.

L'écran d'import, avant l'ajout d'un fichier : Sélectionner dépenses pour un fichier du téléphone, Ouvrir camera pour photographier le document. La coche verte, en haut à droite, lance l'envoi.

Ajouter les documents et les envoyer

1. Pour photographier le document, touchez Ouvrir camera : le scanner de documents du téléphone s'ouvre. Photographiez une ou plusieurs pages, puis validez : chaque page s'ajoute à la liste.
2. Pour utiliser un fichier déjà présent sur le téléphone, touchez Sélectionner dépenses et choisissez un ou plusieurs fichiers.
3. Sous chaque fichier, saisissez au besoin l'objet de la dépense dans le champ Saisissez votre objet.
4. Touchez Aucun chantier sélectionné et choisissez le chantier concerné, si la dépense en concerne un.
5. Si plusieurs fichiers forment un seul et même document (par exemple les deux pages d'une facture), activez Tous les fichiers comme un seul document : un seul objet et un seul chantier sont alors demandés pour l'ensemble.
6. Pour retirer un fichier de la liste, touchez son icône de suppression. Touchez la miniature d'un fichier pour l'afficher en grand.
7. Touchez la coche verte, en haut à droite de l'écran.
8. Le message Votre/vos document(s) sont actuellement en cours de traitement s'affiche et vous revenez à la liste Dépenses.

💡 Astuce — Photographiez le ticket à plat, bien éclairé et en entier : plus le document est lisible, moins vous aurez de corrections à faire au moment du contrôle.

Suivre le traitement dans l'onglet Historique

1. Dans la liste Dépenses, touchez l'onglet Historique, en bas de l'écran. Son compteur indique le nombre d'imports encore en cours de traitement.
2. Chaque ligne affiche le nom du fichier importé, la date de l'import et la personne qui l'a envoyé.
3. Pour n'afficher que certains imports, ouvrez le filtre Statut et cochez En attente, Terminé ou Échoué.
4. Tirez la liste vers le bas pour l'actualiser. Lorsqu'un import est Terminé, la dépense créée vous attend dans l'onglet À valider.

Contrôler et valider la dépense importée

1. Touchez l'onglet À valider. Son compteur indique le nombre de dépenses à contrôler ; elles sont regroupées par jour d'import.
2. Touchez la dépense. L'écran Modifier dépense s'ouvre avec les informations lues sur le document, ainsi que Date d'import et le nom de la personne qui l'a importée.
3. Pour comparer avec l'original, touchez l'onglet flottant, sur le bord droit de l'écran, près du haut : le ticket ou la facture importé s'affiche par-dessus le formulaire. Touchez-le de nouveau pour masquer le document.
4. Ouvrez Informations de traitement, s'il est affiché : il liste ce que l'application n'a pas pu lire ou a dû recalculer, avec le nombre d'erreurs, d'alertes et d'informations. Corrigez les champs concernés.
5. Vérifiez le Fournisseur, la Référence fournisseur, les dates et le chantier, puis les articles. Pour voir les lignes exactement telles qu'elles ont été lues sur le document, activez Activer le mode détaillé ; désactivez-le pour revenir aux articles regroupés.
6. Touchez la coche verte pour valider cette dépense, ou continuer pour la valider et ouvrir directement la suivante de l'onglet À valider.
7. Le message Modifié avec succès s'affiche : la dépense quitte l'onglet À valider et passe au statut En cours dans l'onglet Depenses.

Cas particuliers

• La fenêtre Informations sur le fournisseur s'ouvre : le fournisseur de la dépense n'a pas encore de Ventilation par défaut ni d'Imputation comptable par défaut. Vérifiez le Fournisseur, choisissez les deux valeurs, puis touchez la coche de validation : elles sont enregistrées sur la fiche du fournisseur et appliquées aux articles de la dépense. Si vous revenez en arrière sans les renseigner, vous quittez la dépense sans la valider.
• Un nouveau fournisseur a été créé : lorsque le fournisseur lu sur le document n'existe pas encore, Axiobat crée sa fiche automatiquement et le signale dans Informations de traitement. Vérifiez son nom avant de valider.
• Un fichier a déjà été importé : un pictogramme d'avertissement s'affiche à côté du fichier, et un message vous propose de le retirer de la liste ou de le réimporter. Retirez-le pour éviter de créer la même dépense deux fois.
• Import lancé depuis un chantier : le chantier est déjà renseigné pour chaque fichier et ne peut pas être changé.
• Dépenses non importées dans l'onglet À valider : l'onglet peut aussi contenir des dépenses générées automatiquement, par exemple à partir d'une dépense récurrente ; une icône différente les distingue des dépenses importées par OCR. Elles se contrôlent de la même façon.
• Importer un bon de commande ou un bon de réception : la fenêtre Importer avec OCR de l'Accueil peut aussi proposer Bon de commande fournisseur (BCF) et Bon de réception (BR), selon votre profil et votre abonnement. Voir Commander et réceptionner depuis l'application mobile.
• Le raccourci Importer avec OCR n'apparaît pas sur l'Accueil : il n'est pas proposé au personnel de chantier, ni aux profils qui ne peuvent créer aucun des documents importables. Passez par la liste Dépenses si elle vous est accessible, ou voyez avec le bureau.

Erreurs fréquentes

• « L’importation de votre/vos document(s) a échoué » → L'envoi n'a pas abouti, souvent à cause de la connexion. Vérifiez votre réseau, puis relancez l'import.
• « Vous n’avez pas la permission de créer ce type de document, l’importation est refusée » → Votre profil ne vous autorise pas à créer des dépenses. Demandez ce droit à votre administrateur.
• « … contient … pages, la limite est de 50. Veuillez le diviser avant de l’importer. » → Le PDF dépasse 50 pages : il n'est pas ajouté à la liste. Divisez-le en plusieurs fichiers avant de l'importer ; les autres fichiers choisis restent dans la liste.
• « Le nombre maximum des photos à attacher est 4 » s'affiche au moment d'envoyer → Aucun fichier n'a été ajouté. Ajoutez au moins une photo ou un fichier avant de toucher la coche verte.
• Un import reste au statut Échoué dans l'onglet Historique → Le document n'a pas pu être lu. Reprenez une photo plus nette, ou saisissez la dépense à la main (voir Saisir une dépense depuis le mobile).
• « Le nom du fournisseur n'a pas été identifié. », « La référence de la facture n'a pas été identifiée. » ou un message indiquant qu'aucune ligne d'articles n'a été identifiée, dans Informations de traitement → Complétez à la main le Fournisseur, la Référence fournisseur ou les articles, en vous aidant du document affiché.
• « Le Total TTC de la facture identifié ne correspond pas à celui recalculé. » (ou le même message pour le Total HT, ou pour une ligne précise) → Le total lu sur le document diffère de celui calculé à partir des lignes. Comparez les quantités et les prix avec l'original, au besoin avec Activer le mode détaillé, et corrigez avant de valider.
• « Veuillez corriger les erreurs indiquées sous les champs avant de valider. » → Un champ obligatoire est vide, à l'écran de la dépense ou dans la fenêtre Informations sur le fournisseur. Complétez les champs signalés en rouge. Les autres messages de validation sont les mêmes qu'en saisie manuelle (voir Saisir une dépense depuis le mobile).

Aller plus loin

• Saisir une dépense depuis le mobile — la saisie manuelle, la modification et la suppression d'une dépense.
• Importer ses achats par lecture automatique (OCR) — l'import des tickets et factures depuis le bureau.
• Commander et réceptionner depuis l'application mobile — les bons de commande et les réceptions fournisseurs sur le terrain.
• Comprendre l'application mobile Axiobat