En bref
Depuis l'application mobile, vous enregistrez une dépense directement depuis le terrain : le fournisseur, les références, les articles achetés et le justificatif. La dépense rejoint la liste des dépenses de votre entreprise, comme si elle avait été saisie au bureau. Cet article s'adresse aux techniciens, chefs d'équipe et conducteurs de travaux qui font des achats sur chantier.
Avant de commencer
- Le droit d'accéder aux dépenses : l'entrée Dépenses du menu n'apparaît que si votre profil le permet. Pour créer une dépense, votre profil doit aussi vous autoriser à en ajouter.
- Le fournisseur : il doit figurer dans les fournisseurs de votre entreprise, car vous le choisissez dans une liste.
- Les articles : chaque article de la dépense doit avoir un code comptable d'achat. Sinon, la dépense ne peut pas être enregistrée.
- La période comptable : la date de la dépense doit être postérieure à la date de clôture comptable de votre entreprise.
Ouvrir la liste des dépenses
- Ouvrez le menu, puis touchez Dépenses.
- L'écran Dépenses s'ouvre sur l'onglet Depenses, en bas de l'écran. Les dépenses y sont regroupées par mois ; chaque ligne affiche la référence, le fournisseur, le total TTC, la date et le statut.
- Pour retrouver une dépense, touchez le filtre (l'entonnoir), en haut à droite de l'écran.
- Pour n'afficher que certains statuts, ouvrez le filtre Statut et cochez-les : Brouillon, En cours, En retard, Clôturée ou Annulé.
- Touchez une ligne pour ouvrir le détail de la dépense.
La liste Dépenses : le filtre, en haut à droite, et les onglets Depenses, À valider et Historique, en bas.
Les deux autres onglets concernent l'import par photo : À valider regroupe les dépenses importées à contrôler, Historique suit les imports en cours de traitement.
Créer une dépense : renseigner les informations principales
- Dans la liste Dépenses, touchez le bouton rond, en bas à droite, puis Nouvelle dépense. L'écran Ajouter dépense s'ouvre.
- Dans Type, choisissez Normal, ou Chantier si la dépense concerne un chantier ; touchez alors le champ Chantier et choisissez le chantier dans la liste.
- La Référence est attribuée automatiquement. Touchez-la seulement si vous voulez choisir une autre numérotation.
- Saisissez la Référence fournisseur : le numéro inscrit sur le ticket ou la facture du fournisseur.
- Touchez le champ Fournisseur et choisissez-le dans la liste.
- Vérifiez le Responsable : c'est vous par défaut. Si votre profil vous y autorise, touchez le champ pour désigner un autre utilisateur.
- Vérifiez la Date de création et la Date d'échéance : toutes deux sont proposées à la date du jour. Touchez une date pour la changer.
- Complétez au besoin l'Adresse de livraison et l'Objet (par exemple « Fournitures plomberie chantier Dupont »).
Le bouton rond de la liste ouvert : Nouvelle dépense crée une dépense saisie à la main.
L'écran Ajouter dépense : le Type, en haut, et la coche verte qui enregistre la dépense.
Ajouter les articles et le justificatif
- Sous ces informations, ajoutez ce que vous avez acheté : touchez Articles pour choisir des articles de votre bibliothèque, Ouvrages ou Lots pour des ensembles d'articles, ou Lignes pour une ligne libre.
- Pour ajouter un article à partir de son code-barres, touchez Scanner et visez le code-barres avec l'appareil photo.
- Vérifiez les quantités et les prix. Les totaux se calculent à partir des articles et s'affichent sous le tableau : Total HT, une ligne de TVA par taux, puis Total TTC.
- Dans Pièces jointes, touchez + : le téléphone vous propose ses options habituelles (prendre une photo, choisir une image ou un fichier). Photographiez le ticket ou choisissez le fichier de la facture ; vous pouvez en ajouter plusieurs. Le fichier apparaît dans la liste ; touchez l'icône de suppression pour le retirer.
- Ajoutez au besoin des Labels pour classer la dépense.
- Touchez la coche verte, en haut à droite de l'écran.
- Le message Ajoutée avec succès s'affiche : la dépense apparaît dans la liste avec le statut En cours.
💡 Astuce — Photographiez le ticket et joignez-le à la dépense au moment de l'achat : le bureau dispose du justificatif sans avoir à vous le réclamer.
Modifier ou supprimer une dépense
- Dans la liste Dépenses, repérez la dépense.
- Pour la modifier, faites glisser sa ligne vers la droite, puis touchez modifier. L'écran Modifier dépense s'ouvre : corrigez les champs, puis touchez la coche verte. Le message Modifié avec succès s'affiche.
- Pour la supprimer, faites glisser sa ligne vers la gauche, puis touchez supprimer.
- Dans la fenêtre Supprimer, qui vous demande si vous voulez vraiment supprimer le document, touchez Confirmer, ou Annuler pour garder la dépense.
Une ligne glissée vers la droite fait apparaître modifier ; vers la gauche, supprimer.
Cas particuliers
- Garder un brouillon : si vous quittez l'écran Ajouter dépense sans valider, la fenêtre Sauvegarde automatique vous demande si vous voulez garder le brouillon de ce document. Touchez Oui, le sauvegarder : la dépense est enregistrée au statut Brouillon et vous la terminerez plus tard avec Modifier. Touchez Non pour abandonner la saisie.
- Quitter une modification sans valider : la fenêtre Confirmer l'annulation vous prévient que vos modifications seront perdues. Touchez Rester pour continuer, ou Quitter pour abandonner les modifications.
- Le bouton modifier n'apparaît pas : une dépense n'est plus modifiable lorsqu'elle est rapprochée, annulée ou clôturée, lorsque sa période comptable est fermée, ou lorsqu'elle provient d'une facture électronique reçue d'un fournisseur. Voyez avec le bureau.
- Supprimer une dépense rapprochée : si votre profil le permet, la fenêtre de suppression vous demande aussi de confirmer la suppression du rapprochement.
- Vous ne voyez pas toutes les dépenses : selon votre profil, la liste n'affiche que les dépenses dont vous êtes le Responsable.
- Importer une dépense par photo : le bouton Dépense(s) par OCR de la liste, ou le raccourci Importer avec OCR de l'Accueil, crée la dépense à partir de la photo du ticket ou de la facture. Voir Importer une dépense par photo (OCR) depuis le mobile ; au bureau, voir Importer ses achats par lecture automatique (OCR).
Erreurs fréquentes
- « Ce champ est requis » sous un champ, et « Veuillez corriger les erreurs indiquées sous les champs avant de valider. » → Un champ obligatoire est vide : le plus souvent la Référence fournisseur, le Fournisseur ou le Chantier. Complétez les champs signalés en rouge.
- « Il existe un document avec cette référence dépense fournisseur : … Veuillez la modifier. » → Cette référence fournisseur est déjà utilisée par une autre dépense. Vérifiez que la dépense n'a pas déjà été saisie, sinon corrigez la référence.
- Fenêtre Confirmation, qui signale qu'un document porte déjà cette référence et propose d'en changer → Touchez Confirmer pour choisir une autre numérotation, ou Annuler.
- « La date de création doit être supérieure à la date de clôture comptable » → La période comptable est close à cette date. Choisissez une date postérieure, ou voyez avec le bureau.
- « Veuillez sélectionner un article. » → Ajoutez au moins un article à la dépense.
- « L'article … n'a pas de code comptable d'achat » (ou « Les articles … n'ont pas de code comptable d'achat ») → Le numéro indique la ligne concernée. Demandez au bureau de compléter le code comptable d'achat de l'article, ou remplacez-le.
- Un message indique que le type de fichier n'est pas pris en charge → Ce type de fichier est bloqué par l'application. Joignez plutôt une photo ou un fichier PDF.
- « Cet élément n'existe pas » à la suppression → La dépense a déjà été supprimée, par exemple depuis le bureau. Tirez la liste vers le bas pour l'actualiser.
Aller plus loin
- Importer une dépense par photo (OCR) depuis le mobile — créer la dépense à partir d'une photo.
- Commander et réceptionner depuis l'application mobile — les bons de commande et les réceptions fournisseurs sur le terrain.
- Importer ses achats par lecture automatique (OCR) — l'import des tickets et factures depuis le bureau.
- Comprendre l'application mobile Axiobat