En bref

Cet article est la référence complète des permissions disponibles dans Axiobat. Il parcourt chaque module de la matrice Choisir les permissions et explique à quoi sert chaque droit — en particulier les permissions spéciales comme l'accès aux documents des autres utilisateurs, l'autorisation d'assigner un profil à une planification, ou les actions sensibles (résiliation de contrat, clôture comptable…). À consulter quand vous configurez un profil pour la première fois ou quand vous cherchez à quoi correspond une permission donnée.

Avant de commencer

Vous êtes sur l'écran Modifier le profil d'un profil existant, ou sur Nouveau profil à la création (voir Créer un profil utilisateur). La matrice Choisir les permissions doit être visible.

Comprendre la matrice

La matrice s'organise en lignes (les modules d'Axiobat) et en colonnes (les types de droits) :

• Accès — autorise l'utilisateur à voir le module et son contenu.
• Ajouter — autorise la création de nouveaux éléments dans le module.
• Modifier — autorise la modification d'éléments existants.
• Supprimer — autorise la suppression d'éléments.
• Cocher tout — coche d'un clic tous les droits standards du module et toutes ses permissions spéciales.

Chaque ligne se déplie sur l'icône > à gauche du libellé. Le dépliage révèle les permissions spéciales propres au module — celles qui n'entrent pas dans les 4 droits standards : accès aux documents des autres, autorisation d'assigner un profil, droits d'action métier spécifiques (archiver, planifier, résilier, etc.).

La matrice Choisir les permissions avec tous les modules déplies. Une ligne grisée indique un droit non applicable au module concerné (par exemple le Tableau de bord n'a qu'une permission d'Accès).

Modules transverses

Tableau de bord

Module de lecture uniquement, donc une seule colonne disponible (Accès).

• Tableau de bord — autorise l'accès au tableau de bord global.
• Tableau de bord Statistique (permission spéciale) — autorise l'accès à la vue analytique du tableau de bord (analyses, indicateurs avancés).

Calendrier

• Agenda global — autorise l'accès à l'agenda transverse.
• Évènements / Rendez-vous — autorise la gestion des évènements et rendez-vous.

Type d'accès à l'application

Ce module contrôle par quel support les utilisateurs de ce profil peuvent se connecter. Important : ces deux permissions ne s'appliquent qu'aux Licences utilisateur (qui passent par un profil). Les utilisateurs en Licence personnel chantier accèdent uniquement à l'application mobile par construction, sans passer par un profil — voir Gérer les licences (utilisateur vs personnel chantier).

• Accès Web — autorise la connexion depuis l'application web.
• Accès Mobile — autorise la connexion depuis l'application mobile.

ℹ️ Info — Pour les profils utilisateur de type bureau (Direction, Comptable, Conducteur de travaux…), cochez Accès Web. Si certains de vos collaborateurs bureau ont aussi besoin de l'application mobile (chef de chantier, conducteur sur le terrain…), cochez aussi Accès Mobile. Voir Gérer les licences (utilisateur vs personnel chantier).

Gestion des contacts et CRM

Gestion des contacts

• Clients, Fournisseurs, Tiers payants — les 4 droits standards s'appliquent à chacun de ces sous-modules.
• Droit d'accès au client des autres (permission spéciale) — par défaut, un commercial ne voit que les clients qu'il a créés. Cocher cette permission lui permet de voir aussi ceux des autres commerciaux. À ne donner qu'aux directions ou aux profils transverses.

CRM

Le module CRM regroupe la gestion commerciale amont (prospection, sessions de prospection, suivi des affaires).

• Prospects, Sessions, Affaires — les 4 droits standards s'appliquent à chacun.
• Droit d'accès aux prospects des autres (permission spéciale) — autorise la consultation des prospects créés par d'autres utilisateurs.
• Droit d'accès aux sessions des autres (permission spéciale) — idem pour les sessions de prospection.
• Droit d'accès aux affaires des autres (permission spéciale) — idem pour les affaires.
• Traiter toutes les sessions (permission spéciale) — autorise un commercial à traiter une session qui ne lui est pas assignée.
• Modifier les sessions terminées (permission spéciale) — autorise la reprise d'une session déjà clôturée.

Gestion ressources et Axio'Box

Gestion ressources

• Utilisateurs, Équipes, Absences — les 4 droits standards s'appliquent.
• Demande de validation (permission spéciale) — autorise la consultation des demandes de validation en attente. Pour les responsables RH ou conducteurs de travaux qui valident les relevés d'heures et les absences.
• Relevé d'heures global (permission spéciale) — autorise l'accès à la vue centralisée des heures de toute l'équipe.
• Accéder aux heures des autres (permission spéciale) — par défaut un utilisateur ne voit que ses propres heures. Cette permission autorise la consultation des heures de toute l'équipe.
• Ajouter des heures aux relevés globaux (permission spéciale) — autorise la saisie d'heures pour le compte d'autres utilisateurs.
• Contrôler les demandes de validation (permission spéciale) — autorise une personne désignée à contrôler les heures saisies par les salariés pour une période donnée (souvent une semaine si l'entreprise valide hebdomadairement). Une fois contrôlée, la période passe en état Contrôlé. C'est la première étape du circuit de validation hebdomadaire.
• Envoyer les demandes de validation (permission spéciale) — autorise l'envoi d'une demande de signature aux salariés directement dans Axiobat, pour qu'ils signent leur feuille d'heures de la période. C'est la deuxième étape du circuit, après le contrôle.

Axio'Box

Module d'espace de stockage de fichiers partagé.

• Espace entreprise — l'espace partagé visible par tous.
• Espace personnel — l'espace privé de chaque utilisateur.

Chantiers et interventions

Gestion chantiers

• Chantier — les 4 droits standards sur les chantiers eux-mêmes.
• Planification par jour et Planification Gantt (permissions spéciales) — donnent accès à chacune des deux vues de planification existantes.
• Profil assignable aux tâches chantiers (permission spéciale) — indique que les utilisateurs de ce profil peuvent être affectés à une tâche de chantier dans la planification. Désactivez-la sur les profils administratifs pour ne pas surcharger les listes de sélection.
• Récap financier (permission spéciale, droit sensible) — autorise la consultation du récapitulatif financier d'un chantier (marge, coûts, écarts). À réserver aux directions et aux conducteurs de travaux.
• Droit d'accès aux chantiers des autres (permission spéciale) — autorise la consultation des chantiers attribués à d'autres conducteurs.
• Relevé d'heures chantier et Ajouter une heure au relevé d'heures chantier (permissions spéciales) — gestion fine des heures par chantier.

Gestion interventions

• Fiches d'interventions — les 4 droits standards.
• Planification interventions (permission spéciale) — autorise l'accès à l'agenda des interventions.
• Profil assignable aux interventions (permission spéciale) — équivalent du flag chantier : indique que ce profil apparaît dans les listes d'assignation des interventions.
• Droit d'accès aux fiches d'intervention des autres (permission spéciale) — un technicien ne voit que ses propres interventions ; cette permission étend la vue à toutes les interventions.
• Archiver une fiche d'intervention, Terminer une fiche d'intervention, Planifier une fiche d'intervention (permissions spéciales) — droits d'action métier sur le cycle de vie d'une intervention.
• Ajouter des heures supplémentaires (permission spéciale) — autorise un utilisateur à désigner les heures qu'il a remontées comme des heures supplémentaires. Sans cette permission, toutes ses heures sont comptabilisées en heures normales, même au-delà de son plafond.
• Ajouter des heures pour les autres (permission spéciale) — autorise un responsable d'équipe à renseigner les heures travaillées non seulement pour lui-même, mais aussi pour les membres de son équipe. Lui permet aussi de corriger les remontées d'heures saisies par d'autres. À donner aux chefs d'équipe, conducteurs de travaux et responsables RH.
• Rapport d'intervention et Modifier les rapports d'intervention des autres (permissions spéciales) — qui peut consulter et qui peut modifier les rapports rédigés par d'autres techniciens.

Gestion maintenance

Le module de maintenance se compose actuellement des permissions de l'ancienne version du module. Les permissions du nouveau module Gestion maintenance V2 arriveront dans la matrice dans les prochaines semaines.

• Contrats de maintenance, Visites de maintenance, Fiches de maintenance, Gammes (GME) — les 4 droits standards sur chacun.
• Suspendre / Activer un contrat, Résilier un contrat, Transférer un contrat (permissions spéciales, droits sensibles) — actions structurantes sur la vie d'un contrat de maintenance.
• Décaler une visite, Fusionner des visites, Annuler une visite (permissions spéciales) — gestion fine du planning de visites.
• Planification de maintenance (permission spéciale) — accès à l'outil de planification.
• Droit d'accès aux fiches de maintenance des autres (permission spéciale) — vue étendue sur les fiches de maintenance.

ℹ️ Info — Pendant la phase de transition, les deux modules Gestion maintenance (Ancienne version) et Gestion maintenance coexistent dans le menu Axiobat, mais seules les permissions de l'ancien module sont actuellement visibles dans la matrice. Les permissions du nouveau module seront ajoutées prochainement. Pour migrer un client de l'ancien vers le nouveau, voir l'article dédié à la migration des contrats de maintenance.

Gestion commerciale

Le module est éclaté en trois lignes dans la matrice, qui correspondent aux trois grandes familles d'opérations commerciales.

Opérations ventes

• Devis, Factures, Avoirs, Bons de livraison — les 4 droits standards sur chacun.
• Liste des primes État/CEE et Liste des cautions et garanties (permissions spéciales) — accès à ces deux écrans dédiés.
• Droit d'accès au devis des autres (permission spéciale) — par défaut un commercial ne voit que ses propres devis. À cocher pour les directions ou les profils de support.
• Droit d'accès aux factures des autres (permission spéciale) — idem pour les factures.
• Droit d'accès aux avoirs des autres (permission spéciale) — idem pour les avoirs.
• Valider un devis et Valider une facture (permissions spéciales) — autorise le passage du statut Brouillon au statut Validé. Action structurante car elle fige le document. Sans ces permissions, l'utilisateur peut créer un devis ou une facture, mais uniquement en mode Brouillon — il devra le faire valider par un collègue qui a le droit. Pratique pour les profils juniors qui ne doivent pas valider sans contrôle, ou pour imposer un circuit de validation par un supérieur.
• Solder les primes et Solder les cautions et garanties (permissions spéciales) — actions financières spécifiques.
• Feuille de vente, Ajouter d'autres frais, Frais généraux (permissions spéciales) — droits sur les composants avancés d'un devis.

Opérations achats

• Bons de commande fournisseurs, Dépenses, Demandes de prix, Demandes d'approvisionnement, Avoirs fournisseurs — les 4 droits standards sur chacun.
• Droit d'accès aux dépenses des autres (permission spéciale) — par défaut un utilisateur ne voit que ses propres dépenses saisies.

Autres opérations

• Paiements — les 4 droits standards sur les encaissements clients.
• Paiements des dépenses — droits sur les règlements fournisseurs.
• Paiement par avoir (permission spéciale) — autorise l'utilisation d'un avoir comme moyen de paiement.

Bibliothèque et stocks

Bibliothèque

• Articles, Ouvrages, Lots, Lignes, Matériels, Engins — les 4 droits standards sur chaque type d'élément.
• Archiver un article (permission spéciale) — autorise la mise en archive d'un article qui n'est plus utilisé.
• Transfert de stock d'un article (permission spéciale) — autorise les mouvements de stock entre dépôts pour un article.
• Activer / Désactiver le stock (permission spéciale) — autorise la gestion fine de la prise en compte d'un article dans le stock.

Gestion de stock

• Bon d'entrée, Bon de sortie, Inventaire, Évènements de stock — les 4 droits standards sur chacun.
• Demandes à traiter — Entrée et Demandes à traiter — Sortie (permissions spéciales) — gestion fine du circuit de demande / validation.
• Traiter une demande (permission spéciale) — autorise le passage d'une demande au statut Traitée.
• Transfert de stock (permission spéciale) — autorise les transferts inter-dépôts.

Gestion de parc

Module appelé Dotations dans le menu principal de l'application — le libellé dans la matrice des permissions est Gestion de parc.

• Éléments de parc et Dotations — les 4 droits standards.
• Types d'éléments de parc (permission spéciale) — autorise le paramétrage des types d'éléments (clés, EPI, outillage…).
• Éléments des autres utilisateurs (permission spéciale) — autorise la consultation des dotations attribuées à d'autres utilisateurs.

Bibliothèque des prix

Intégrations avec des bases de prix externes.

• Tarifeo — autorise l'accès et l'utilisation de la base Tarifeo.
• BatiPrix — autorise l'accès et l'utilisation de la base BatiPrix.

Comptabilité et Administration

Gestion Comptabilité

• Journaux comptables — autorise la consultation des journaux générés.
• Clôture de période comptable (permission spéciale, droit sensible) — autorise la clôture d'un exercice comptable, action irréversible.
• Export du journal (permission spéciale) — autorise l'export des écritures comptables vers le logiciel de comptabilité.

⚠️ Attention — La clôture de période comptable est une action irréversible. À réserver au comptable principal ou au gérant.

Administrations

• Consommation — autorise la consultation de la consommation des modules Axiobat de votre société (volume documents, espace stockage…).
• Paramétrage de l'application — autorise l'accès à la zone Configuration (modèles de communication, visuel PDF, taux de TVA, modes de règlement, etc.).
• Messagerie globale (permission spéciale) — autorise la configuration de la messagerie globale de la société (le compte e-mail principal pour les envois sortants).

Permissions transverses à connaître

« Droit d'accès aux X des autres »

Cette permission revient dans presque tous les modules métier. Elle modifie ce que voit l'utilisateur dans les listes :

• Non cochée : l'utilisateur ne voit que les éléments qu'il a créés ou qui lui sont assignés.
• Cochée : il voit aussi les éléments des autres utilisateurs.

Concerne notamment : clients, prospects, sessions, affaires, devis, factures, avoirs, dépenses, chantiers, fiches d'intervention, fiches de maintenance, dotations.

Module éditique et signature électronique

Pour chaque type de document éligible (devis, facture, avoir, BCF, dépense, fiche d'intervention, fiche de maintenance, contrat de maintenance, chantier), deux permissions spéciales existent :

• Module éditique <type de document> — autorise l'utilisation du module éditique pour générer le PDF de ce type de document.
• Signature électronique <type de document> — autorise l'envoi du document pour signature électronique.

Ces permissions ne sont pas regroupées dans un sous-menu : elles apparaissent module par module dans la matrice.

Envoyer des e-mails et générer des exports

Sur chaque module à forte valeur commerciale, deux permissions spéciales contrôlent l'envoi et l'export :

• Envoyer des e-mails <module> — autorise l'envoi d'un document par e-mail depuis Axiobat.
• Générer Excel <module> — autorise l'export de la liste du module au format Excel.

Cas particuliers

Lignes grisées dans la matrice. Certaines colonnes peuvent apparaître grisées (par exemple Ajouter, Modifier, Supprimer pour le Tableau de bord) : c'est qu'elles ne s'appliquent pas au module concerné. Ne pas chercher à les cocher.

Permission dépendante d'une autre. Certaines permissions n'ont d'effet que si le droit Accès du module est aussi coché. Par exemple, cocher Récap financier sans cocher Accès au module Chantier ne donne rien — l'utilisateur n'a aucun moyen d'arriver sur la fiche du chantier.

Profil assignable. Les permissions Profil assignable aux interventions et Profil assignable aux tâches chantiers sont des cases à cocher uniques (pas de 4 droits standards) — elles fonctionnent comme un drapeau.

Erreurs fréquentes

• L'utilisateur ne voit pas les nouveaux droits après modification du profil → Demandez-lui de se déconnecter et se reconnecter à Axiobat. Les changements de droits ne sont pas appliqués à la volée — ils prennent effet uniquement à la prochaine connexion.
• L'utilisateur ne voit pas les devis de ses collègues → Vérifier que Droit d'accès au devis des autres est coché sur son profil (sous Gestion commerciale - Opérations ventes).
• L'utilisateur n'apparaît pas dans les listes d'assignation de la planification → Vérifier que Profil assignable aux tâches chantiers (et/ou Profil assignable aux interventions) est coché sur son profil.
• Un utilisateur en Licence personnel chantier ne se connecte qu'au mobile → C'est le comportement par défaut, géré automatiquement par la licence. Pas besoin de configurer Accès Web ou Accès Mobile dans la matrice — ces permissions ne concernent que les Licences utilisateur. Voir Gérer les licences (utilisateur vs personnel chantier).
• L'utilisateur voit le récap financier d'un chantier alors qu'il ne devrait pas → Décocher Récap financier sous Gestion chantiers. C'est un droit sensible (marge, coûts).

Aller plus loin

• Créer un profil utilisateur — pas-à-pas pour ajouter un profil.
• Modifier ou archiver un profil — faire évoluer un profil existant.
• Profils types et bonnes pratiques — recommandations de paramétrage par métier.
• Comprendre les droits utilisateurs — la vue d'ensemble.
• Comprendre la gestion des utilisateurs — pour relier les profils à leurs utilisateurs.