En bref

Un utilisateur est une personne qui accède à Axiobat : un collaborateur du bureau, un technicien sur le terrain, un sous-traitant que vous voulez intégrer à vos chantiers. Cet article fait le tour de la gestion des utilisateurs : à quoi ça sert, comment c'est organisé, et où trouver chaque information. Il s'adresse aux administrateurs et aux gérants d'entreprise.

Pour qui ?

Le paramétrage des utilisateurs concerne :

• les administrateurs, qui créent et gèrent les comptes au quotidien ;
• les gérants d'entreprise, qui décident de la structure d'équipe (qui a accès à quoi, à quel coût) ;
• les responsables RH ou paie, qui ont besoin des informations de coûts horaires et d'absences.

Les utilisateurs eux-mêmes consultent leur fiche pour configurer leur messagerie personnelle, mais ne paramètrent pas les autres utilisateurs.

Les concepts clés

Utilisateur. Une personne physique à qui on attribue un compte pour accéder à Axiobat — l'application web, l'application mobile, ou seulement le mobile selon son type de licence. Chaque utilisateur a une fiche unique avec ses informations personnelles, ses coûts horaires et ses droits.

Profil. Un ensemble de droits partagés (exemple : Direction, Conducteur de travaux, Comptable, Technicien…). Vous affectez un profil à chaque utilisateur en Licence utilisateur : il hérite automatiquement de tous les droits du profil. Important : les utilisateurs en Licence personnel chantier n'ont pas de profil — leurs droits sont définis directement sur leur fiche par quelques cases à cocher. Le champ Profil n'apparaît pas dans leur formulaire de création. Pour comprendre cette différence, voir Gérer les licences (utilisateur vs personnel chantier). Pour tout ce qui concerne les profils et les permissions, voir Comprendre les droits utilisateurs.

Type de licence. Indique comment l'utilisateur va utiliser Axiobat. Deux choix possibles :

• Licence utilisateur — c'est la licence normale d'Axiobat. L'utilisateur accède à toutes les fonctionnalités auxquelles son profil lui donne droit, depuis l'application web ou l'application mobile, sans distinction. Convient à toutes les fonctions de l'entreprise (direction, conducteur de travaux, comptable, secrétaire, chiffreur, technicien terrain…).
• Licence personnel chantier — licence légère et limitée, conçue pour équiper le terrain au strict minimum. L'utilisateur accède uniquement à l'application mobile et à un périmètre restreint même sur mobile : consulter les tâches et interventions qui lui sont assignées, et remonter ses heures. Il ne peut pas remplir un rapport d'intervention, faire signer une intervention par le client, ni accéder aux autres modules de l'application mobile. Pas d'accès à l'application web non plus. Vendue par pack de 50 utilisateurs, à un tarif inférieur à la licence utilisateur — pratique pour équiper toute une équipe terrain sans payer une licence complète à chacun. Pour comprendre en détail ce que les deux licences permettent (et leur impact sur le paramétrage), voir Gérer les licences (utilisateur vs personnel chantier).

Type d'utilisateur. Précise le statut d'emploi de la personne : Normal pour un salarié de l'entreprise, Sous-traitant pour un intervenant externe que vous mobilisez sur vos chantiers.

Comment c'est organisé dans Axiobat

Vous accédez à la gestion des utilisateurs depuis Gestion ressources > Utilisateurs. L'écran est divisé en deux onglets :

• Liste des utilisateurs — l'annuaire de toutes les personnes qui ont un compte. Vous les recherchez, vous les filtrez, vous ouvrez leur fiche, vous en ajoutez de nouveaux.
• Gestion des droits utilisateurs — la liste des profils disponibles dans votre société. C'est ici que vous définissez ce que chaque profil peut faire dans Axiobat. Voir Comprendre les droits utilisateurs.

L'onglet Liste des utilisateurs, avec ses filtres, sa recherche et le bouton Nouvel utilisateur en haut à droite.

La fiche d'un utilisateur

Quand vous ouvrez une fiche utilisateur, vous accédez à 8 onglets qui couvrent tous les aspects de sa vie dans Axiobat.

La fiche d'un utilisateur. L'onglet Informations est ouvert par défaut.

• Informations — identité (matricule, nom, prénom, mobile, e-mail), profil, type et type de licence, statut (activé ou désactivé), compétences, labels et coûts horaires (coût heure normal, coût journée, plafond d'heures supplémentaires).
• Absences — historique des absences de l'utilisateur. Voir Comprendre la gestion des absences.
• Horaires de travail — jours travaillés et créneaux horaires propres à l'utilisateur (nouveauté V2). Voir Comprendre les horaires de travail.
• Dotations — équipements remis à l'utilisateur (clés, EPI, outillage…). Nouveauté V2. Voir Comprendre les dotations.
• Dépôts — dépôts de stock auxquels l'utilisateur a accès pour faire ses entrées et sorties. Voir Comprendre la gestion de stock.
• Messagerie — configuration personnelle de messagerie e-mail. Cet onglet n'est accessible que sur sa propre fiche (chaque utilisateur configure sa messagerie lui-même). Voir La messagerie e-mail.
• Notes — bloc-notes interne pour consigner des informations sur l'utilisateur (rappels RH, contexte d'embauche, etc.).
• Historique — journal des modifications apportées à la fiche (qui a changé quoi, et quand).

Premiers pas pour ajouter une personne à votre équipe

Pour intégrer un nouveau collaborateur dans Axiobat, suivez l'ordre ci-dessous :

1. Vérifiez que le bon profil existe dans Gestion des droits utilisateurs. Sinon, créez-le. Voir Créer un profil utilisateur.
2. Créez l'utilisateur depuis Liste des utilisateurs et affectez-lui le profil. Voir Créer un utilisateur.
3. Vérifiez ses horaires de travail. Par défaut, l'utilisateur hérite des horaires définis au niveau de la société. Ajustez-les uniquement si son rythme est différent (temps partiel, 4/5^e, samedi travaillé…).
4. Renseignez ses compétences si vous les utilisez, pour que la planification les prenne en compte automatiquement.
5. Si c'est un personnel de terrain, communiquez-lui ses identifiants pour l'application mobile.

💡 Astuce — Avant de créer plusieurs profils personnalisés, jetez un œil aux profils déjà en place dans votre société. Un profil existant fait souvent l'affaire après quelques ajustements de permissions, et vous évite de dupliquer des configurations.

Aller plus loin

• Créer un utilisateur — pas-à-pas pour ajouter une personne à votre équipe.
• Modifier la fiche d'un utilisateur — mettre à jour les informations personnelles, le profil, les coûts.
• Gérer les licences (utilisateur vs personnel chantier) — comprendre ce que change chaque type de licence.
• Paramétrer les coûts horaires d'un personnel — pour des calculs de marge fiables sur vos chantiers.
• Comprendre les droits utilisateurs — la vue d'ensemble sur les profils et les permissions.