En bref

Vous créez un nouvel utilisateur depuis Gestion ressources > Utilisateurs en quelques minutes : identité, type de licence, profil, et coûts horaires. Cet article s'adresse aux administrateurs qui ajoutent un collaborateur — salarié de l'entreprise ou sous-traitant — pour lui donner accès à Axiobat.

Avant de commencer

Vérifiez que le profil à affecter existe déjà dans Gestion ressources > Utilisateurs > Gestion des droits utilisateurs. Sinon, créez-le d'abord — voir Créer un profil utilisateur.

Préparez les informations à saisir : nom, prénom, mobile, e-mail, et — si l'utilisateur travaille sur le terrain — décidez s'il aura une Licence utilisateur (accès web et mobile complet) ou une Licence personnel chantier (mobile uniquement, périmètre restreint). Pour comprendre la différence, voir Gérer les licences.

Ouvrir le formulaire de création

1. Dans le menu de gauche, cliquez sur Gestion ressources puis sur Utilisateurs.
2. Cliquez sur Nouvel utilisateur en haut à droite de la liste.

Le bouton Nouvel utilisateur ouvre le formulaire de création.

Renseigner la fiche

Le formulaire Créer un utilisateur — les champs marqués d'une étoile * sont obligatoires.

1. Saisissez le Matricule — un code est déjà proposé automatiquement, en suivant le format défini par votre société dans Administration > Configuration > Numérotations et préfixes. Vous pouvez conserver le code proposé ou le remplacer ponctuellement pour ce personnel. Voir Paramétrer les numérotations et préfixes pour ajuster la règle au niveau société.
2. Saisissez le Nom et le Prénom.
3. Renseignez le Mobile et l'Email. L'Email est facultatif mais fortement recommandé : il permet à l'utilisateur de récupérer son mot de passe en cas d'oubli.
4. Choisissez le Type de licence : Licence utilisateur ou Licence personnel chantier.
5. Choisissez le Type : Normal pour un salarié, Sous-traitant pour un intervenant externe.
6. Saisissez le Nom d'utilisateur (6 caractères minimum). Il servira d'identifiant de connexion. ⚠️ Le nom d'utilisateur est unique parmi toutes les entreprises Axiobat — pas seulement la vôtre. Conseil : utilisez l'adresse e-mail de l'utilisateur, c'est unique par construction et facile à retenir.
7. Saisissez le Mot de passe et confirmez-le dans Confirmer le mot de passe.
8. Si Licence utilisateur : sélectionnez le Profil qui donnera ses droits à l'utilisateur (Direction, Conducteur de travaux, Comptable…). Si Licence personnel chantier : pas de profil à choisir, cochez plutôt les cases Assignation (Assignable au fiche intervention, Assignable au tâche chantier, etc.) qui définissent ses droits directement. Voir Gérer les licences.
9. (Facultatif) Cliquez sur Choisir photo pour ajouter une photo de profil, et utilisez les boutons + sous Compétences et Labels si vous souhaitez les renseigner dès maintenant.

💡 Astuce — Le Statut est sur Activé par défaut. Laissez-le ainsi pour que l'utilisateur puisse se connecter immédiatement après création.

Renseigner les coûts horaires

Dans la même page, plus bas, vous trouvez les champs liés au temps de travail et au coût de revient. Les valeurs sont pré-remplies à partir du paramétrage de votre société (défini dans Administration > Configuration > Coûts et frais par défaut). Vous pouvez les conserver telles quelles ou les ajuster spécifiquement pour ce personnel.

• Nombre d'heures par journée — le temps de travail standard d'une journée pour ce personnel.
• Coût heure normal (€) et Coût journée normal (€) — utilisés pour le calcul de marge des chantiers et la valorisation des heures travaillées.
• Nombre d'heures supplémentaires par journée — la limite quotidienne au-delà du temps normal.
• Coût heure supplémentaire (€) et Coût journée supplémentaire (€) — utilisés au-delà du plafond normal.

Pour modifier les défauts au niveau société (qui s'appliqueront aux futurs utilisateurs que vous créerez), voir Paramétrer les coûts et frais par défaut. Pour modifier ces valeurs sur un personnel déjà créé, voir Paramétrer les coûts horaires d'un personnel.

ℹ️ Info — Si vous laissez les coûts à zéro, l'utilisateur sera bien créé mais ses heures n'alimenteront pas les calculs de marge. À régulariser dès que possible.

Valider

1. Cliquez sur Valider en haut à droite. → L'utilisateur est créé et apparaît dans la Liste des utilisateurs.
2. Communiquez-lui ses identifiants (Nom d'utilisateur + mot de passe) pour qu'il puisse se connecter.

Cas particuliers

Sous-traitant. Les utilisateurs de Type Sous-traitant sont gérés différemment dans la facturation et les calculs de marge : leurs coûts sont rattachés à un fournisseur externe plutôt qu'à un salaire interne. À utiliser pour vos compagnons intérimaires ou les artisans externes que vous mobilisez ponctuellement.

Erreurs fréquentes

• « Le nom d'utilisateur doit contenir au moins 6 caractères » → Saisissez un identifiant plus long. Les noms courts (initiales, prénom seul) sont refusés.
• « Ce nom d'utilisateur est déjà utilisé » → Le nom d'utilisateur est unique parmi toutes les entreprises Axiobat. Si une autre société l'utilise déjà, vous ne pouvez pas le reprendre — et vous ne le verrez pas dans votre propre liste pour autant. Le moyen le plus simple d'éviter ce problème : utiliser l'adresse e-mail de l'utilisateur comme nom d'utilisateur.
• « Les mots de passe ne correspondent pas » → Vérifiez la saisie dans Confirmer le mot de passe ; attention aux espaces et à la casse.
• La liste déroulante Profil est vide → Aucun profil n'a encore été créé dans votre société. Créez d'abord un profil — voir Créer un profil utilisateur.
• « Matricule déjà utilisé » → Un autre utilisateur a déjà ce matricule. Modifiez-le ou utilisez la valeur auto-suggérée.

Aller plus loin

• Modifier la fiche d'un utilisateur — mettre à jour les informations après création.
• Gérer les licences (utilisateur vs personnel chantier) — comprendre l'impact de chaque type de licence.
• Paramétrer les coûts horaires d'un personnel — pour des calculs de marge fiables.
• Définir les jours et horaires de travail d'un personnel — personnaliser les créneaux.
• Comprendre la gestion des utilisateurs — la vue d'ensemble.