En bref

Avant d'enregistrer du matériel, vous définissez vos types d'éléments : EPI, téléphones, clés, outillage… Chaque type fixe les informations à renseigner, à qui le matériel peut être attribué, et s'il se gère en quantité ou avec une durée de vie. Vous y réglez aussi les motifs d'abandon. Cet article s'adresse aux administrateurs.

Avant de commencer

Le paramétrage des dotations est réservé aux profils qui y ont accès. Vous le trouvez dans Administration > Paramétrage, sur la carte Gestion des dotations.

Légende : dans Paramétrage, ouvrez la carte Gestion des dotations.

Créer un type d'élément

L'écran Gestion des dotations s'ouvre sur l'onglet Types d'éléments, qui liste vos types existants avec leur libellé, leur code et leur cible.

Légende : la liste des types, avec le bouton Nouveau type en haut à droite.

1. Cliquez sur Nouveau type.
2. Saisissez le Libellé (par exemple « Casque de chantier »).
3. Choisissez la Cible autorisée : Utilisateur, Engin ou Élément. Elle détermine à qui le matériel pourra être attribué.
4. Si le matériel se gère par lot, cochez Gère une quantité (multi-dotations, restitution partielle).
5. Pour un matériel à renouveler (EPI…), cochez Gestion de la durée de vie, puis indiquez la Durée de vie (en mois).

Légende : le formulaire Nouveau type d'élément avec ses options.

ℹ️ Info — La cible Élément sert à rattacher un matériel à un autre, par exemple une carte SIM à un téléphone.

Ajouter des champs personnalisés

Sous Champs personnalisés, vous ajoutez les informations propres au type (marque, modèle, numéro de série, date d'achat…).

1. Dans la palette Ajouter un élément, cliquez sur le format voulu : Ligne de texte, Téléphone, Email, Date, Date & Heure, Nombre, Champs texte, Photos ou Fichiers.
2. Nommez le champ ajouté.
3. Répétez pour chaque information utile.
4. Cliquez sur Valider. → Le type apparaît dans la liste.

Légende : la durée de vie activée et un champ personnalisé ajouté.

⚠️ Attention — Si vous modifiez un champ personnalisé déjà en place (son intitulé ou son format), les valeurs déjà saisies sur tous les éléments de ce type sont perdues. Pour changer un champ sans perdre vos données, ajoutez plutôt un nouveau champ.

💡 Astuce — Les champs Photos et Fichiers permettent de joindre une photo du matériel ou sa facture directement sur l'élément.

Configurer les motifs d'abandon

L'onglet Motifs d'abandon liste les raisons proposées quand vous abandonnez une dotation : par exemple Perte, Vol ou Élément endommagé. Vous les complétez selon vos besoins.

1. Ouvrez l'onglet Motifs d'abandon.
2. Cliquez sur Nouveau motif.
3. Saisissez le libellé et validez.

Légende : le motif Durée de vie dépassée est fourni par Axiobat. Il est appliqué automatiquement à l'expiration de la durée de vie et ne peut être ni modifié ni supprimé.

Modifier ou supprimer un type

Depuis la liste des types, vous pouvez modifier un type existant. La suppression n'est possible que si aucun élément n'utilise ce type.

Erreurs fréquentes

• Impossible de supprimer un type → des éléments l'utilisent encore. Sortez d'abord ces éléments du parc ou rattachez-les à un autre type.
• Les informations d'un élément ont disparu → un champ personnalisé a été modifié sur le type. Modifier un champ existant efface les valeurs déjà saisies ; ajoutez un nouveau champ plutôt que d'en modifier un.
• Le matériel ne peut pas être attribué à la bonne personne → vérifiez la Cible autorisée du type (Utilisateur, Engin ou Élément).
• La quantité n'apparaît pas → l'option Gère une quantité n'a pas été cochée sur le type.

Aller plus loin

• Ajouter un élément au parc et l'attribuer — créer un élément à partir d'un type et le confier à un personnel.
• Comprendre la gestion des dotations — la vue d'ensemble du module.