En bref

La carte Communication regroupe vos modèles d'e-mails et de SMS.

Chaque modèle est rattaché à un ou plusieurs modules : devis, facture, bon de commande, intervention.

Un modèle bien rattaché est proposé au bon moment, lors de l'envoi du document.

Avant de commencer

Ouvrez le menu Administration, puis Paramétrage.

Cliquez sur la carte Communication.

Vous arrivez sur l'onglet Modèle d'emails. Trois onglets sont disponibles : Modèle d'emails, Modèle de SMS et Configuration du serveur mail.

Légende : la liste des modèles d'e-mails, avec le bouton Ajouter un modèle en haut à droite.

Créer un modèle d'e-mail

1. Ouvrez l'onglet Modèle d'emails.
2. Cliquez sur Ajouter un modèle, en haut à droite.
3. Sélectionnez le ou les modules concernés (par exemple Devis).
4. Saisissez l'objet du message. Vous pouvez y insérer des références.
5. Rédigez le contenu du message.
6. Ajoutez un fichier à joindre si besoin.
7. Renseignez une adresse en copie cachée si vous le souhaitez.
8. Cliquez sur valider pour enregistrer.

💡 Astuce — Les modèles fournis par défaut sont de bonnes bases. Dupliquez-en un avec l'icône de duplication, puis adaptez-le.

Plusieurs modèles par module

Vous pouvez créer plusieurs modèles pour un même module.

Par exemple, pour les devis : un modèle d'envoi, un modèle de relance, un modèle de remerciement après signature.

Le bon modèle est ainsi disponible selon le moment.

Retrouver un modèle

1. Utilisez le champ Rechercher pour chercher un modèle par son nom.
2. Ouvrez Tous les filtres pour filtrer la liste, notamment par module.
3. Cliquez sur un en-tête de colonne pour trier la liste.

Les colonnes affichées sont : Nom du modèle, Description, Statut, Etat du modèle, Modules et Objet.

Les modèles de SMS

L'onglet Modèle de SMS fonctionne de la même façon.

Le bouton Ajouter un modèle et les colonnes sont identiques.

Légende : l'onglet Modèle de SMS reprend la même organisation que les e-mails.

ℹ️ Info — L'onglet Configuration du serveur mail sert à régler l'envoi des e-mails. Rapprochez-vous de votre administrateur avant d'y toucher.

Erreurs fréquentes

• Modèle absent au moment de l'envoi → il n'est pas rattaché au bon module. Modifiez-le et corrigez le rattachement.
• Objet sans référence → ajoutez les références dans l'objet pour que le destinataire identifie le document.

Aller plus loin

• Modèles de notes et conditions — pour les mentions de vos documents commerciaux.
• Liste de vérification au démarrage — pour ne rien oublier lors du paramétrage.