En bref

Les profils Axiobat sont un outil puissant qui dépasse largement la simple gestion des droits. Cet article explique à quoi servent vraiment les profils, propose des profils types par métier BTP pour vous lancer, et donne des bonnes pratiques pour structurer votre paramétrage. À lire avant de créer vos premiers profils, ou pour réorganiser ceux qui existent déjà.

À quoi servent vraiment les profils ?

Au-delà du contrôle d'accès, les profils Axiobat remplissent quatre rôles complémentaires :

1. Définir les droits d'accès. C'est le rôle le plus évident : chaque profil autorise ou interdit l'accès à des modules (Devis, Factures, Comptabilité, etc.), à des actions spécifiques (valider, supprimer, accéder au récap financier, clôturer une période comptable…), et au type d'application (web, mobile, ou les deux). Voir Attribuer des permissions à un profil pour le détail des permissions disponibles.

2. Filtrer les ressources assignables. Quand vous planifiez une tâche chantier ou une intervention, Axiobat vous propose une liste de personnes à assigner. Les profils contrôlent qui apparaît dans cette liste via les permissions Profil assignable aux tâches chantiers et Profil assignable aux interventions. Désactivez-les pour vos profils administratifs (comptable, secrétaire…) — ils n'interviennent pas sur le terrain, inutile de les surcharger dans la planification.

3. Filtrer les listes rapidement. De nombreuses listes d'Axiobat se filtrent par profil : la liste des absences, les widgets du tableau de bord, la planification chantier ou interventions… Vous retrouvez en un clic toutes les absences des conducteurs de travaux, ou la vue planning de tous les techniciens chauffagistes.

4. Cibler les notifications groupées. Vous pouvez envoyer un e-mail ou un SMS à tous les utilisateurs d'un profil donné. Plus besoin de sélectionner les destinataires un par un — une annonce à toute la direction, une alerte SMS à tous les techniciens, une convocation par e-mail à tous les compagnons… Le profil sert de liste de diffusion implicite.

💡 Astuce — Quand vous concevez vos profils, ne pensez pas qu'aux droits. Anticipez aussi les usages d'assignation, de filtrage et de notification. Un profil mal découpé peut suffire à donner les bons accès, mais devenir inutilisable pour cibler une équipe spécifique en planification ou en communication interne.

Combien de profils créer dans votre société ?

Il n'y a pas de chiffre magique, mais en pratique :

• TPE (2-10 utilisateurs) — 3 à 5 profils suffisent généralement. Direction, Secrétaire/Comptable, Conducteur de travaux, Personnel chantier.
• PME (10-50 utilisateurs) — 5 à 10 profils, avec une distinction plus fine entre métiers (Comptable, Assistante de Direction, Chargé d'affaires, Chiffreur, Chef de chantier, Technicien, Ouvrier…).
• Plus grande structure — 10 à 20 profils, avec une distinction supplémentaire par équipe ou par activité (si l'entreprise a plusieurs branches).

ℹ️ Info — Trop peu de profils, et vous ne pouvez pas finement distinguer les droits ou cibler des équipes. Trop de profils, et la maintenance devient lourde (chaque évolution doit être propagée à plusieurs profils similaires). L'équilibre se trouve avec l'usage : démarrez avec 5-6 profils, vous en ajouterez au besoin.

Profils types par métier BTP

Voici des suggestions de profils types observés dans la majorité des entreprises BTP utilisatrices d'Axiobat. Les permissions à cocher sont indicatives — chaque société adapte selon ses propres règles.

Direction

Le profil le plus permissif après Super Admin. Voit tout, peut tout faire — y compris consulter le Récap financier des chantiers, accéder à la comptabilité, et envoyer des e-mails depuis tous les modules. Accès Web uniquement. Profil non assignable aux tâches chantiers et interventions.

Conducteur de travaux

Pilote opérationnel des chantiers. A accès à Gestion chantiers (avec le récap financier), Gestion interventions, Gestion ressources (pour la planification et le suivi des heures). Voit les chantiers des autres conducteurs (droit d'accès aux chantiers des autres coché). Accès Web. Profil assignable aux tâches chantiers.

Chef de chantier / Chef d'équipe

Encadrant terrain. Accès limité à ses propres chantiers (droit d'accès aux chantiers des autres décoché). Peut consulter et modifier les fiches d'intervention de son équipe, valider les relevés d'heures. Accès Mobile principal, parfois Web complémentaire. Profil assignable aux tâches chantiers et interventions.

Chargé d'affaires / Commercial

Pilote la phase amont (prospects, devis, sessions de prospection). Accès complet à CRM, Gestion commerciale - Opérations ventes (au moins les devis et factures), Contacts. Selon la politique de l'entreprise, voit ou non les devis des autres commerciaux. Accès Web uniquement.

Chiffreur / Métreur

Spécialiste du chiffrage. Accès principal à Devis, Bibliothèque (articles, ouvrages, lots, lignes), Bibliothèque des prix (Tarifeo, BatiPrix). Pas de droit sur la facturation ni les paiements. Accès Web.

Assistante de Direction / Secrétaire d'agence

Polyvalente — fiche clients, devis, factures, relances, paiements, absences. Accès Web. Profil non assignable aux tâches chantiers ni aux interventions (pour ne pas surcharger la planification).

Comptable

Centré sur la comptabilité, les paiements, les exports comptables. Accès à Gestion Comptabilité (y compris la clôture de période comptable — droit sensible), Paiements, Avoirs, Dépenses, Avoirs fournisseurs. Accès Web.

Technicien terrain

Intervient sur les fiches d'intervention. Généralement attribué via une Licence personnel chantier (sans profil) — voir Gérer les licences. Si vous lui attribuez plutôt une Licence utilisateur (parce qu'il a aussi besoin de modules au-delà du périmètre minimal), créez un profil Technicien terrain avec Accès Mobile coché, accès aux Fiches d'interventions, et Profil assignable aux interventions activé.

Compagnon / Ouvrier / Poseur

Personnel chantier de base. Licence personnel chantier — pas de profil, droits définis directement sur la fiche utilisateur par les cases Assignation. Cochez notamment Assignable au tâche chantier pour qu'il puisse être affecté à une tâche depuis la planification, et Droit pour les primes si vous voulez qu'il déclare ses primes lors de la signature de ses relevés.

Sous-traitant

Intervenant externe. Peut être traité de deux façons selon votre organisation :

• Sans accès à Axiobat — vous gérez le sous-traitant comme un fournisseur dans Contacts, sans lui créer d'utilisateur. C'est le cas le plus courant.
• Avec accès limité — vous créez un utilisateur avec un profil très restreint (visualisation des tâches qui lui sont assignées, saisie de ses heures). Utiliser le Type Sous-traitant sur la fiche utilisateur pour distinguer ses coûts dans les calculs de marge.

Stagiaire / Apprenti

Accès très restreint pendant la période de formation. Souvent un profil en lecture seule avec accès limité à un sous-ensemble de modules pour observer sans risquer une manipulation involontaire.

Stratégies de découpage

Trois grandes stratégies sont possibles pour découper vos profils. Choisissez celle qui correspond à votre organisation, ou combinez-les.

1. Découpage par métier (le plus courant). Un profil par fonction dans l'entreprise — Direction, Conducteur de travaux, Comptable… Adapté aux structures où chaque collaborateur a un rôle clair, sans grand chevauchement avec d'autres équipes.

2. Découpage par équipe. Un profil par équipe opérationnelle — Équipe Couverture, Équipe Plomberie, Équipe Électricité… Adapté aux entreprises multi-activités qui veulent cibler les notifications et les plannings par corps de métier. Combine bien avec le découpage par métier (ex. : Technicien Plomberie, Technicien Électricité).

3. Découpage par responsabilité. Un profil par niveau hiérarchique — Direction, Encadrant, Exécutant. Adapté aux structures pyramidales où les droits s'empilent en escalier. Simple, mais peu fin sur les distinctions métier.

💡 Astuce — Le découpage le plus fréquent en TPE/PME BTP est un mix métier + équipe : Conducteur de travaux Couverture, Technicien Plomberie, Chef d'équipe Électricité. Cela donne à la fois une granularité métier et une capacité de ciblage par activité.

Bonnes pratiques de paramétrage

Principe du moindre privilège. Donnez à chaque profil uniquement les permissions strictement nécessaires à son métier. Vous pouvez toujours en ajouter par la suite ; il est plus difficile d'enlever des droits déjà donnés sans froisser l'utilisateur.

Partez d'un profil existant. Quand vous créez un nouveau profil proche d'un existant, ne repartez pas de zéro. Créez le nouveau profil, puis cochez les permissions par référence à l'existant — c'est plus rapide et plus cohérent.

Testez avant de déployer largement. Avant d'affecter un nouveau profil à tous les utilisateurs concernés, affectez-le à un seul compte de test et vérifiez ce que l'utilisateur peut faire — ou ne peut pas faire — réellement.

Pensez à l'Accès Web et l'Accès Mobile. Pour les Licences utilisateur, ces deux permissions sont à cocher dans le profil selon les besoins : bureau seulement → Accès Web ; bureau et mobile → les deux. Pour les Licences personnel chantier, pas besoin de paramétrer cela : l'accès est mobile par défaut et la licence n'a pas de profil. Voir Gérer les licences en cas de doute.

Pensez au flag assignable. Cochez Profil assignable aux tâches chantiers et/ou Profil assignable aux interventions uniquement pour les profils qui interviennent réellement sur le terrain. Désactivez-les pour les profils administratifs — votre planning sera plus lisible.

Réservez les droits sensibles. Certains droits sont à donner avec parcimonie :

• Récap financier (marge des chantiers) — Direction et conducteurs de travaux uniquement.
• Clôture de période comptable — comptable principal et gérant.
• Résilier / Transférer un contrat de maintenance — direction et responsable contrats.
• Modifier les rapports d'intervention des autres — encadrant ou responsable qualité.
• Suppression — à n'autoriser qu'aux profils administratifs principaux.

Documentez vos profils. Pour chaque profil créé, notez quelque part (dans le nom, dans la description, ou dans un document interne) à quel métier ou à quelle équipe il correspond, et qui l'a validé. Vous gagnerez un temps précieux le jour où vous devrez le faire évoluer.

Prévenez les utilisateurs après une modification de profil. Quand vous modifiez un profil, les changements ne s'appliquent pas à la volée pour les utilisateurs actuellement connectés. Ils devront se déconnecter et se reconnecter à Axiobat pour bénéficier des nouveaux droits. Pensez à les prévenir, surtout pour les changements importants (perte ou ajout d'un accès à un module critique).

Erreurs fréquentes

• L'utilisateur n'a toujours pas les nouveaux droits malgré la modification du profil → Faites-lui faire une déconnexion / reconnexion à Axiobat. Les changements de droits sont appliqués à la prochaine connexion, pas à la volée.
• Un profil unique pour tout le monde → vous perdez tout l'intérêt du système (assignation, filtrage, notifications ciblées). Au minimum, séparez bureau et terrain.
• Trop de profils similaires → maintenance ingérable. Si deux profils diffèrent de 2 ou 3 permissions, envisagez de les fusionner et de gérer les exceptions au niveau utilisateur.
• Profil terrain sans Accès Mobile → l'utilisateur ne peut pas se connecter. Vérifiez Type d'accès à l'application.
• Profil administratif assignable → votre liste de planification se remplit de comptables et de secrétaires. Décochez Profil assignable aux tâches chantiers et Profil assignable aux interventions.
• Tout le monde voit la marge → décochez Récap financier pour les profils qui n'ont pas à connaître le résultat des chantiers.

Aller plus loin

• Créer un profil utilisateur — pas-à-pas pour ajouter un profil.
• Attribuer des permissions à un profil — référence complète des permissions par module.
• Modifier ou archiver un profil — faire évoluer un profil existant.
• Comprendre les droits utilisateurs — la vue d'ensemble.
• Gérer les licences (utilisateur vs personnel chantier) — pour bien articuler profil et type de licence.