En bref
Axiobat peut prévenir automatiquement les bonnes personnes quand un document franchit une étape : par exemple, envoyer un e-mail au client dès qu'un devis passe « Accepté », ou un SMS au fournisseur quand un bon de commande est validé. Ces envois (Mail, SMS, Notification push) sont pilotés par des règles, depuis le menu Automatisation › Notifications. Cet article présente le principe et renvoie vers les guides de chaque action.
🔑 Accès — Les notifications automatiques sont incluses dans la formule Premium, et disponibles en option avec la formule Expert.
Pour qui ?
- les administrateurs et les personnes qui paramètrent l'automatisation (création des règles) ;
- tous les utilisateurs, qui reçoivent ces notifications ou envoient des e-mails / SMS depuis un document.
Les concepts clés
Une règle = un déclencheur + des envois. Vous choisissez un module (devis, facture, fiche d'intervention…), un statut, et si la règle se déclenche quand le document prend ou quitte ce statut ; puis vous ajoutez un ou plusieurs événements (e-mail, SMS, push) avec leurs destinataires.
C'est événementiel. Rien ne part tant qu'un statut ne change pas : une règle ne « rattrape » jamais les documents déjà dans l'état visé, elle n'agit qu'au moment du changement.
Des conditions pour affiner. En plus du statut, une règle peut ne se déclencher que dans certains cas — selon les labels, le montant HT, le type de client ou la ville / le code postal d'intervention.
Tout est tracé. Chaque règle a un historique (qui a modifié quoi), et tous les envois de la société se retrouvent dans la Communication globale.
Comment c'est organisé dans Axiobat
- le menu Automatisation › Notifications — la liste et le paramétrage des règles de notification ;
- Administration › Communication globale — le journal de tous les envois de la société (voir La Communication globale) ;
- la fenêtre de composition d'un e-mail / SMS (depuis un document) — pour programmer un envoi ;
- le paramétrage de l'adresse d'expédition dédiée aux notifications.
Les règles couvrent la plupart des documents : devis, factures, avoirs, bons de commande fournisseur, dépenses, bons de livraison, chantiers, demandes de prix, fiches d'intervention (y compris maintenance), agenda, ainsi que les sessions et affaires CRM, les contrats et visites de maintenance, les bons de commande sous-traitant et les bons de réception.
ℹ️ Info — Les notifications sont une automatisation « silencieuse » : si un envoi ne peut pas se faire, cela n'empêche jamais l'enregistrement du document — la notification est simplement abandonnée.
Premiers pas — que voulez-vous faire ?
- Mettre en place un envoi automatique — e-mail / SMS / push quand un document change de statut ? → Créer et gérer une règle de notification.
- Ne déclencher que dans certains cas — selon les labels, le montant, le client, l'adresse ? → Affiner une règle avec des conditions.
- Suivre tous les envois de la société au même endroit ? → La Communication globale.
- Envoyer un e-mail / SMS plus tard — à une date et une heure choisies ? → Programmer l'envoi d'un e-mail ou d'un SMS.
💡 Astuce — Pour que vos notifications partent depuis votre adresse d'entreprise, réglez l'expéditeur dédié — voir Configurer l'adresse d'expédition des notifications.
Cas particuliers
Le déclencheur « En retard ». Certaines règles se déclenchent quand un document est en retard. « En retard » n'est pas un statut que l'on enregistre : Axiobat le calcule (échéance dépassée). Pour une fiche d'intervention planifiée, la notification peut même partir à l'heure exacte du dépassement.
À ne pas confondre avec le fil d'actualités du chantier. Les notifications décrites ici sont des envois (e-mail/SMS/push) pilotés par des règles. Les alertes du fil d'actualités d'un chantier (cloche, mentions) se règlent séparément — voir Régler le fil et ses notifications.
Aller plus loin
- Créer et gérer une règle de notification — module, statut, événements, destinataires.
- Affiner une règle avec des conditions — labels, montant, client, adresse.
- La Communication globale — le journal de tous les envois.
- Programmer l'envoi d'un e-mail ou d'un SMS.
- Configurer l'adresse d'expédition des notifications.
- Comprendre le fil d'actualités des chantiers — la vue d'ensemble.