En bref

Une règle de notification décrit quand prévenir et qui : vous choisissez un document et un changement de statut, puis les envois à déclencher (Mail, SMS, Notification push) et leurs destinataires. Les règles se créent et se gèrent depuis le menu Automatisation › Notifications.

🔑 Accès — Les notifications automatiques sont incluses dans la formule Premium, et disponibles en option avec la formule Expert.

Pour qui ?

• les administrateurs et les personnes chargées de paramétrer l'automatisation de l'entreprise.

L'écran de gestion des règles

Depuis Automatisation › Notifications, la liste des règles s'affiche :

• à gauche, un rail de modules (avec un compteur par module et une entrée Tous) : cliquez un module pour ne voir que ses règles ;
• un affichage en tableau ou en cartes (au choix). En tableau, les colonnes Désignation, Description, Condition (la règle en une phrase), Évènements (des puces Mail / SMS / push) et Statut (pastille verte « Activée » ou rouge « Désactivée »).

Créer une règle

1. Cliquez sur Ajouter notification.
2. Renseignez une Désignation (et, si besoin, une Description), et laissez le Statut sur Activée.
3. Dans Condition de déclenchement, choisissez le Module/document concerné (devis, facture, fiche d'intervention…).
4. Choisissez l'action de statut (Prend le statut ou Quitte le statut) et le Statut du document.
5. Facultatif — ajoutez des conditions pour ne déclencher que dans certains cas (voir Affiner une règle avec des conditions).
6. Ajoutez un ou plusieurs événements (voir ci-dessous), puis enregistrez.

Les événements (Mail, SMS, Notification push)

Un événement, c'est un envoi déclenché par la règle. Dans la section Évènements, cliquez sur Nouveau : le panneau Ajouter évènement s'ouvre. Pour chacun :

• réglez la Date d'envoi — Immédiatement, Avant ou Après une date du document ;
• choisissez le Type d'évènement — Mail, SMS ou Notification Push ;
• désignez les Destinataires via # Tags, Équipes, Profils ou Utilisateurs (ou une adresse e-mail directe, avec Cc / Cci) ;
• renseignez l'Objet et rédigez le message, en insérant des Tags (balises) qui seront remplacés par les données du document (référence, montant, titre…) ; vous pouvez aussi attacher un fichier.

ℹ️ Info — Une règle peut porter plusieurs événements (par exemple un e-mail au client et un push au responsable), chacun avec ses propres destinataires et son propre message.

Dupliquer une règle

Le bouton Dupliquer (depuis une carte, le tableau ou la fiche d'une règle) crée une copie : les conditions et les événements sont repris, la désignation est laissée vide et l'historique repart à zéro. Pratique pour décliner une même logique sur plusieurs statuts.

Suivre l'historique d'une règle

Sur la fiche d'une règle, l'onglet Historique (à côté d'Informations et d'Exécutions) liste qui a modifié quoi et quand : désignation, activation, module, statut, conditions, et chaque événement ajouté, modifié ou supprimé. Tout est affiché en clair (pas de code technique).

Cas particuliers

Règle « En retard ». Pour une fiche d'intervention en retard, l'envoi se déclenche à l'heure exacte du dépassement : tant que la fiche n'est pas en retard, rien n'apparaît dans son onglet Communication. Pour ce déclencheur, les options « Avant » et « Date de début » ne sont pas proposées.

Changer de module en cours de création. Si vous changez le module d'une règle, les conditions non compatibles sont retirées et les labels (propres à chaque module) sont vidés.

Aller plus loin

• Affiner une règle avec des conditions — labels, montant, client, adresse.
• Comprendre les notifications automatiques — le principe et les modules couverts.
• La Communication globale — vérifier que les envois sont bien partis.