En bref

Plutôt que de tout ressaisir, reprenez vos clients, fournisseurs, articles et ouvrages en les important dans Axiobat. Cet article explique la méthode des gabarits et les bonnes pratiques pour un import propre. Il s'adresse au référent qui prépare la reprise des données.

Avant de commencer

Deux réglages doivent être en place avant d'importer, car vos données s'y rattachent :

• les unités que vous utilisez — une unité absente du logiciel fait ignorer la ligne à l'import. Voir Paramétrer les unités ;
• les classifications d'articles (types et catégories). Voir Paramétrer les classifications d'articles.

Prenez aussi le temps de réfléchir à votre segmentation (catégories, labels) avant l'import. Voir Comprendre la structuration des données.

Le principe : remplir des gabarits

L'import se fait à partir de fichiers gabarits que vous remplissez en suivant les règles indiquées dans leur première feuille. Une fois rempli, le gabarit est intégré par Axiobat.

Respectez l'ordre logique et la cohérence des données : par exemple, importez les clients avant leurs contacts et leurs adresses.

Les données que vous pouvez importer

• Clients / Prospects — avec leurs contacts et leurs adresses ;
• Fournisseurs ;
• Articles ;
• Ouvrages ;
• Inventaire des articles (pour le stock).

Lancer un import depuis une liste

Pour les listes comme les clients, les fournisseurs ou les articles, vous pouvez lancer l'import vous-même depuis la liste concernée, avec le bouton Importer.

Le bouton Importer, en haut de la liste des articles.

💡 Astuce — N'attendez pas d'avoir tout importé pour commencer à produire. Vous pouvez saisir de nouvelles données directement sur vos premiers devis et factures ; elles enrichissent votre bibliothèque au fur et à mesure.

Bonnes pratiques

• Nettoyez vos listes avant l'import — supprimez les unités et catégories inutiles pour ne pas encombrer vos chiffrages.
• Décidez votre segmentation en amont — catégories et labels des clients et des articles, avant de remplir les gabarits.
• Vérifiez la cohérence — en cas de doute sur une colonne du gabarit, posez la question à votre accompagnateur.

Cas particulier : le service de saisie

Si vous préférez déléguer la reprise de vos anciens documents, Axiobat propose un service de saisie en option (prestation payante, sur devis). Il est utile quand le volume ou la complexité des documents est important.

Erreurs fréquentes

• Une ligne n'est pas importée → l'unité (ou la catégorie) qu'elle utilise n'existe pas encore dans Axiobat. Créez-la, puis relancez l'import.
• Les contacts ou adresses ne sont pas rattachés → importez d'abord les clients, ensuite leurs contacts et adresses.

Aller plus loin

• La checklist de configuration — préparer les unités et classifications avant l'import.
• Comprendre la bibliothèque (articles et ouvrages) — ce que vous importez dans votre catalogue.