En bref
La précision de vos chiffrages, de vos marges et de vos tableaux de bord dépend directement de la façon dont vous organisez vos données dès le départ. Cet article vous présente la logique de structuration d'Axiobat : les grandes familles de données et comment bien les segmenter avant de vous lancer. Il s'adresse au dirigeant ou au référent qui prépare la mise en place.
Les grandes familles de données
Tout ce que vous gérez dans Axiobat s'appuie sur quatre familles de données :
- les utilisateurs et profils — les personnes qui accèdent à Axiobat et leurs droits ;
- les contacts — vos clients et vos fournisseurs ;
- la bibliothèque — vos articles et vos ouvrages, la matière première de vos devis ;
- le paramétrage — les réglages qui font tourner le tout (unités, catégories, coefficients, visuel PDF…).
Les sections suivantes présentent chacune de ces familles. Pour régler les paramètres dans le bon ordre, voir la checklist de configuration.
Utilisateurs et profils
Un utilisateur est une personne qui accède à Axiobat. Son type de licence détermine comment : la Licence utilisateur donne accès à l'application web et à l'application mobile selon son profil ; la Licence personnel chantier est limitée au terrain (consulter ses tâches, remonter ses heures).
Un profil (exemple : Direction, Conducteur de travaux, Comptable) regroupe un ensemble de droits que vous attribuez en bloc. Les profils servent aussi à filtrer et segmenter les utilisateurs dans les autres modules. Pour tout le détail, voir Comprendre la gestion des utilisateurs.
Clients et fournisseurs
La fiche client commence par une segmentation simple, le Type client : Professionnel ou Particulier. Chaque client peut ensuite avoir :
- plusieurs adresses — une seule est désignée par défaut pour la facturation (repérée par une étoile). Chaque adresse a une désignation et un usage (facturation, intervention, chantier, livraison) et peut figurer sur vos PDF ;
- plusieurs contacts — chacun peut être destinataire des e-mails et SMS envoyés depuis Axiobat, et figurer sur vos documents.
Une fiche client : le Type client en haut à droite, puis les sections Adresses (une par défaut, marquée d'une étoile) et Contacts.
La fiche fournisseur est plus simple : une seule adresse, plusieurs contacts, et pas de segmentation par type. Pour le détail, voir Comprendre les clients et Comprendre les fournisseurs.
Articles et ouvrages
Un article est un produit élémentaire de votre catalogue : une fourniture, une main-d'œuvre, un engin… Chaque article appartient à une Catégorie, elle-même rattachée à un Type. Axiobat propose 6 types natifs non modifiables : Fourniture, Main d'œuvre, Engin, Sous-traitant, Frais de chantier et Autre. À l'intérieur de chaque type, vous créez vos propres catégories (exemple : Plomberie, Produit fini…).
La structure de votre catalogue : du Type à la Catégorie, puis l'Article, assemblé en Ouvrage.
Votre base d'articles, segmentée par Catégorie et par Type.
Un ouvrage est un assemblage : il regroupe plusieurs articles (et éventuellement des sous-ouvrages) pour chiffrer une prestation complète en une seule ligne. Son coût d'achat est toujours calculé à partir de ses composants. Son prix de vente est au choix : calculé à partir des composants, ou fixé en prix forfaitaire. Pour gérer votre catalogue, voir Comprendre la bibliothèque (articles et ouvrages).
Un ouvrage et sa composition : les articles qui le constituent, avec son prix de vente forfaitaire.
💡 Astuce — Une bibliothèque d'ouvrages bien construite fait gagner un temps considérable au chiffrage. Si vous n'en avez pas encore, ne bloquez pas votre démarrage : créez vos ouvrages au fur et à mesure de vos premiers devis.
Penser sa segmentation dès le départ
La segmentation, c'est ce qui vous permettra plus tard d'analyser votre activité finement. Deux outils s'en chargent :
- les Types et Catégories d'articles — la segmentation principale, qui alimente le récapitulatif financier de vos chantiers et les codes comptables ;
- les labels — des étiquettes libres pour des axes d'analyse secondaires (par zone, par activité, clients VIP…), utiles à la recherche, à l'export et aux tableaux de bord.
Prenez le temps d'y réfléchir avant l'import de vos données. Conseil pratique : limitez-vous à 5 ou 6 catégories par type pour garder une interface lisible, et ne multipliez les labels que si vous savez les tenir à jour. Pour créer vos catégories, voir Paramétrer les classifications d'articles ; pour les axes secondaires, voir Comprendre et utiliser les labels.
La règle d'or
La qualité de ce que produit Axiobat dépend directement de la qualité des données que vous y saisissez. Plus vos données sont structurées, plus vous gagnez du temps en saisie et plus vos tableaux de bord sont précis. Le temps investi à bien structurer vos données au départ se rentabilise très vite.
Aller plus loin
- La checklist de configuration — régler les paramètres essentiels dans le bon ordre.
- Importer vos données de départ — reprendre vos clients, fournisseurs et articles sans tout ressaisir.
- Comprendre et utiliser les labels — segmenter vos données pour des analyses plus fines.