En bref

Le bon de réception enregistre ce qui a été réellement livré par un fournisseur. C'est un document à part entière — avec sa référence, son statut, son fournisseur, ses étiquettes et son historique — qui s'intercale entre la commande et la facture. Beaucoup d'entreprises passent directement de la commande à la facture, sans trace de ce qui est arrivé : le bon de réception comble ce maillon et sert de base au contrôle des achats.

Où les trouver

Ouvrez Gestion commerciale > Opérations achats > Bons de reception frs. La liste s'organise en trois onglets :

• Bon de réception — vos réceptions en cours ;
• À valider — celles en attente de validation (avec compteur) ;
• Historique — les réceptions validées (avec compteur).

Chaque ligne affiche la Référence, le bon de commande frs rattaché, le Réceptionnaire, le Num BL Fournisseur, la Date de réception, le Nom de Fournisseur et la colonne Réservation présente. En haut à droite, Nouveau bon de réception crée une réception et Importer bon de réception la crée par lecture automatique.

Légende : la liste des bons de réception (Opérations achats) — les trois onglets avec leurs compteurs et les boutons Nouveau bon de réception / Importer bon de réception.

Cinq façons de créer un bon de réception

Axiobat s'adapte à la réalité du terrain — le camion arrive parfois avant que la commande soit saisie, et la réception ne doit pas être bloquée pour autant. Cinq chemins mènent à un bon de réception :

1. la lecture automatique du bon de livraison (OCR) : vous photographiez le BL et la réception se crée toute seule ;
2. la saisie manuelle : vous créez la réception de bout en bout ;
3. la reprise d'un bon de commande fournisseur existant ;
4. la réception avec réserves, quand la livraison présente un défaut ;
5. la création automatique du bon de commande, lorsque la commande n'existait pas encore dans Axiobat.

Ce dernier cas mérite une précision : sur une réception sans commande, cochez Création automatique du BC et renseignez les quantités commandées. À la validation, Axiobat crée le bon de commande fournisseur correspondant — au statut En cours, avec la date de réception comme échéance et le chantier de la réception — puis y rattache le bon de réception.

Le rattachement à une commande

Dès qu'un bon de commande est rattaché, Axiobat verrouille les quantités : impossible de réceptionner plus que ce qui a été commandé, et le taux de réception de la commande se met à jour tout seul.

Sur chaque ligne, vous saisissez la quantité reçue aujourd'hui ; Axiobat rappelle la quantité commandée et la quantité totale reçue, et affiche l'avancement de réception (en %) du bon. Une livraison peut ainsi se faire en plusieurs fois : chaque passage complète la précédente jusqu'à la réception totale.

Les articles livrés qui ne figuraient pas sur la commande sont signalés en rouge. À la validation, vous choisissez de les ajouter à la commande ou de les conserver tels quels.

Ce qu'il faut renseigner pour valider

Quelques règles simples encadrent l'enregistrement d'une réception :

• le numéro de BL fournisseur et la date de réception sont obligatoires ;
• le fournisseur n'est obligatoire que si aucune commande n'est rattachée (rattaché à un bon de commande, il en est repris automatiquement) ;
• au moins un article doit avoir une quantité reçue supérieure à zéro ;
• chantier et dépôt sont exclusifs : renseigner un chantier efface le dépôt, et inversement ;
• la référence de la réception doit être unique, et aucune réserve ne doit rester en cours de saisie.

Tant qu'une réception est encore au statut À valider, on ne peut pas en générer de dépense. Et une fois qu'elle a servi à un contrôle des débours (rapprochement), elle est verrouillée : elle ne peut plus être ni modifiée ni supprimée, pour garantir la cohérence du contrôle.

Les réserves

Chaque ligne peut porter une ou plusieurs réserves, avec commentaire et pièces jointes — par exemple la photo du colis abîmé, prise au moment de la livraison. La colonne Réservation présente les signale directement dans la liste, sans avoir à ouvrir chaque réception.

Ce que vous générez depuis un bon de réception

Un bon de réception n'est pas une fin en soi : en un clic, vous en tirez une dépense, un bon de commande, une demande d'entrée ou un bon d'entrée en stock. Et lorsque plusieurs livraisons se rapportent au même fournisseur, une seule dépense peut être créée à partir de plusieurs bons de réception, avec regroupement automatique des lignes.

Légende : le détail d’un bon de réception — les articles reçus avec la Quantité reçue aujourd’hui / commandée / totale reçue, l’Avancement réception (ici 50 %), et la zone Réserves pour signaler un problème (commentaire + pièce jointe). Depuis la fiche, on génère aussi une dépense, un bon de commande, une demande d’entrée ou un bon d’entrée en stock.

💡 Astuce — Photographiez le bon de livraison à la descente du camion : la lecture automatique crée la réception, et vous n'avez plus qu'à confirmer les quantités reçues.

Aller plus loin

• Importer ses achats par lecture automatique (OCR) — créer une réception depuis une photo ou un PDF du bon de livraison.
• Contrôler ses débours — rapprocher la facture fournisseur de ce qui a été commandé et reçu.
• Gérer ses sous-traitants — l'autre volet des opérations achats.