En bref

La lecture automatique (OCR) d'Axiobat lit vos documents d'achat ligne par ligne, et non plus seulement leur montant total. Vous déposez une photo ou un PDF, et Axiobat crée le document pré-rempli — désignations, quantités, prix, TVA — que vous n'avez plus qu'à vérifier. Moins de saisie, moins d'erreurs.

Où l'utiliser

L'OCR détaillé est disponible sur les trois écrans d'achat, avec le même parcours partout :

• la dépense (facture fournisseur) ;
• le bon de commande fournisseur ;
• le bon de réception.

Les tickets de caisse sont aussi pris en charge : l'achat de dépannage au négoce du coin se scanne comme une facture.

Le parcours d'import

1. Déposez un ou plusieurs fichiers (photo ou PDF). Vous pouvez cibler un chantier et une commande.
2. Continuez à travailler : le traitement se poursuit en arrière-plan. L'onglet Historique suit l'avancement.
3. Le document se crée automatiquement au statut À valider. Un contrôle d'empreinte vous prévient si le document a déjà été importé — première barrière contre les doubles paiements.
4. Vérifiez puis validez le document pré-rempli.

Lorsqu'une facture s'étale sur plusieurs pages ou plusieurs fichiers, l'option « même document » les fusionne pour n'analyser qu'un seul document. Et sur un bon de réception, si Axiobat détecte tout seul la commande d'origine, il vous demande de la confirmer avant de valider : vous acceptez la commande proposée, en choisissez une autre, ou continuez sans commande. Les articles livrés qui ne figurent pas sur cette commande apparaissent alors en rouge.

Le dialogue Importation des dépenses avec l'IA d'Axiobat vous laisse d'abord choisir le format — Ticket de caisse ou Facture format A4 —, puis déposer vos fichiers image ou PDF (8 Mo maximum par fichier). L'IA en extrait le nom du fournisseur, la date, la référence du document et les totaux HT, TVA et TTC.

Légende : le dialogue Importation des dépenses avec l'IA d'Axiobat — choix du format et zone de dépôt (image ou PDF, 8 Mo max par fichier).

Légende : l’onglet Historique — le suivi des imports OCR : nom du document, date, temps estimé et statut du traitement (En attente / Terminé / Échoué). Une fois traité, le document apparaît dans l’onglet À valider, pré-rempli, prêt à vérifier.

Ce qu'Axiobat extrait

L'extraction couvre l'en-tête — numéro de bon de livraison, date, coordonnées du fournisseur, numéro de commande — et le détail des lignes : désignation, référence, quantité, unité, prix unitaire, remise, TVA et totaux.

Trois rapprochements se font automatiquement, que vous confirmez :

• Le fournisseur est identifié par son SIREN, puis son SIRET, puis par rapprochement de nom. S'il est inconnu, sa fiche est créée automatiquement et vous en êtes informé.
• La commande lue sur le document est comparée à vos commandes ouvertes : vous confirmez celle détectée, en choisissez une autre, ou continuez sans commande.
• Les articles se relient à votre bibliothèque, avec des propositions de correspondance et la possibilité d'en créer à la volée.

ℹ️ Info — Le nombre de pages traitées chaque mois dépend de votre abonnement. Avant le premier import, vérifiez votre paramétrage d'achats (catégorie, TVA par défaut, frais généraux, coefficients) : sans lui, l'import est refusé avec un message explicite.

Facture papier ou électronique

Avec la facturation électronique, si votre entreprise et votre fournisseur sont raccordés à une plateforme agréée, la facture arrive directement dans vos dépenses, au statut à valider — sans rien scanner. Sinon, vous la scannez comme aujourd'hui. Dans les deux cas, Axiobat en récupère le détail ligne par ligne, y compris une facture qui regroupe plusieurs commandes : vous pouvez alors imputer chaque ligne au bon chantier (par exemple la facture mensuelle d'un fournisseur couvrant plusieurs bons de commande).

Aller plus loin

• Réceptionner une livraison fournisseur — créer une réception à partir du bon de livraison scanné.
• Contrôler ses débours — rapprocher la facture importée de la commande et de la réception.