En bref

Un modèle d'export personnalisé est un format Excel, CSV ou Text configuré une fois pour toutes par un administrateur. Les utilisateurs choisissent ensuite ce modèle au moment d'exporter sur les listes éligibles — voir Utiliser un export personnalisé. Cet article décrit la création et la maintenance des modèles depuis Administration > Paramétrage > Modèles d'export. Il s'adresse aux administrateurs.

Avant de commencer

Vous devez disposer de la permission d'accès au Paramétrage d'Axiobat (la même qui ouvre l'accès à Administration > Paramétrage). Vérifiez avec le propriétaire du compte ou un autre administrateur — voir Attribuer des permissions à un profil.

Avant de créer un modèle, posez-vous trois questions :

• Pour quelle liste ? Le modèle s'appliquera à une liste éligible (Clients, Fournisseurs, Factures, Paiements, Avoirs, Dépenses, Avoirs fournisseurs). Deux exceptions importantes ci-dessous.
• Quelles colonnes ? Listez les colonnes que le fichier doit contenir, dans l'ordre voulu.
• Quel format ? Excel, CSV ou Text — selon ce que le destinataire attend (logiciel comptable, paie, outil d'analyse, IA…).

Accéder aux modèles d'export

1. Dans le menu de gauche, ouvrez Administration puis Paramétrage.
2. Cliquez sur la carte Modèles d'export.

L'écran Modèles d'export personnalisés affiche la liste des modèles existants — avec leur Nom, leur Description et leur Groupe. Vous pouvez les filtrer avec Filtrer par groupe (Factures et Avoirs, Dépenses et Avoirs dépenses…) ou les chercher par mot-clé via Rechercher par nom, description.

Légende : l'écran de gestion des modèles. Chaque ligne affiche un crayon orange pour modifier et une corbeille rouge pour supprimer.

Créer un nouveau modèle

Cliquez sur Nouveau Modèle en haut à droite. Vous arrivez sur le formulaire Ajouter un modèle.

Renseigner les informations générales

1. Nom — le nom interne du modèle, visible pour les utilisateurs au moment de l'export (par exemple « Comptable mensuel — Factures »). Il doit être unique dans la société.
2. Modèle (optionnel) — pour repartir d'un modèle existant, sélectionnez-le ici. Le formulaire se pré-remplit avec sa structure ; vous adaptez ce qui doit changer puis vous validez sous un nouveau nom.
3. Format d'export — choisissez Excel, CSV ou Text. Pour CSV et Text, deux champs supplémentaires apparaissent : Séparateur (point-virgule par défaut) et Séparateur décimal (point par défaut). Adaptez-les si votre logiciel destinataire attend une autre convention.
4. Nom du fichier — le nom du fichier produit, sans extension. Vous pouvez y insérer des tags dynamiques via le sélecteur juste à côté : Nom client, Nom d'utilisateur, Date d'export, Nom du modèle. Ils sont remplacés à la volée à chaque export.
5. Format de date — la convention utilisée à chaque fois qu'une date apparaît dans le fichier : DD/MM/YYYY, YYYY/MM/DD, YYYYMMDD, etc. (12 formats disponibles).
6. Montant en centimes (interrupteur) — quand il est activé, les montants sont multipliés par 100 et exportés sans décimales. À cocher si votre logiciel comptable attend les montants en centimes.
7. Description (optionnelle) — aide les utilisateurs à choisir le bon modèle dans la fenêtre de sélection.

Légende : exemple d'un modèle CSV (Journal achats) avec une Entête de cinq colonnes (Code journal, Date, Numéro de compte, Numéro de pièce, Fournisseur), un groupe Ligne dépense et une sous-ligne Ligne catégorie.

Composer les colonnes du fichier

Sous le bloc d'informations générales, vous construisez la structure du fichier. Le bouton + Nouveau groupe en haut à droite ajoute un bloc ; à l'intérieur d'un groupe, vous combinez colonnes, lignes et sous-lignes pour décrire ce que chaque ligne du fichier doit contenir.

Les groupes

Chaque groupe correspond à un type de liste d'Axiobat : Ligne facture, Ligne avoir, Ligne dépense, Ligne avoir dépense, Ligne paiement, Tier client, Tier fournisseur. Quand un utilisateur exporte une liste, Axiobat utilise le groupe correspondant au type d'élément.

Légende : les huit types de groupe disponibles. Vous choisissez celui qui correspond à la liste cible.

La règle générale : un modèle contient un seul groupe document et s'applique alors à la liste correspondante. Deux cas particuliers combinent deux groupes dans un même modèle :

• Facture + Avoir dans le même modèle — utile pour les journaux de ventes.
• Dépense + Avoir fournisseur dans le même modèle — utile pour les journaux d'achats.

ℹ️ Info — un modèle qui combine deux groupes Facture + Avoir reste exportable depuis chacune des listes individuellement : depuis Factures, le fichier ne contient que les lignes Facture ; depuis Avoirs, seulement les lignes Avoir. Pour obtenir les deux mélangés dans le même fichier, il faut l'exporter depuis le Journal de vente. Même logique pour la combinaison Dépense + Avoir fournisseur qui se mélange depuis le Journal d'achats.

L'Entête, un cas à part

L'Entête n'est pas un groupe qui boucle sur une liste. C'est un bloc qui ajoute une seule ligne de texte libre en début de fichier. On l'utilise pour : poser une ligne d'en-tête de colonnes (codes journaux, libellés…), insérer un commentaire, ou ajouter une ligne de séparation. Vous pouvez ajouter un Entête en plus du groupe document principal sans casser l'export.

Colonnes, lignes et sous-lignes

Chaque groupe contient plusieurs niveaux imbriqués :

• Une ligne principale avec son propre Type de ligne et ses propres colonnes. Par exemple, sur un groupe Ligne facture, le type principal peut être Ligne facture.
• Des sous-lignes ajoutées via Ajouter une sous-ligne, qui itèrent sur les éléments contenus dans la facture : Ligne article, Ligne catégorie, Ligne taxe, Ligne paiement, Ligne client, Ligne prorata, Ligne RG, Ligne acompte financier, Ligne prime, Ligne ajustement HT, Ligne ajustement TTC, Ligne échéance.
• Chaque ligne (principale ou sous-ligne) a ses propres colonnes. Chaque sous-ligne peut aussi hériter des colonnes de sa ligne parente. En combinant ces niveaux, on construit le fichier exact que le destinataire attend.

Légende : les types de ligne disponibles dans un groupe Ligne facture — chaque type itère sur un sous-ensemble de la facture (articles, catégories, paiements, taxes…).

Le cas particulier : pas de colonne sur la ligne principale

Quand la ligne principale d'un groupe n'a aucune colonne assignée, aucune ligne facture (ou dépense) n'est créée dans le fichier. Seules les lignes des éléments à l'intérieur du groupe sont générées. Les usages possibles sont infinis selon votre besoin — quelques exemples :

• Afficher la liste des totaux par catégorie sur un ensemble de factures — la ligne facture elle-même n'apparaît pas, seuls les agrégats par catégorie ressortent.
• Afficher la liste des clients à qui j'ai créé des factures — seules les lignes Ligne client sont produites, sans répéter les détails des factures.

Choisir une colonne

Pour chaque colonne d'une ligne, ouvrez le sélecteur Choisissez un c… (« Choisissez une colonne »). Un menu déroulant avec champ de recherche s'affiche, classé par catégorie : Client (Référence client, Nom client, Civilité, Email, Mobile, N° fixe, Adresse client, Chiffre d'affaires, Secteur d'activité…), montants (Montant HT, Montant HT Absolu, Montant TTC, Total HT, Total Net HT, Total TVA, Total TTC, Net à payer…), dates (Année YYYY du document, Année YY du document, Mois MM du document, Jour JJ du document…), document (Type de document, Type facture…), et bien d'autres. La liste varie selon le type de ligne sélectionné.

Légende : sur une sous-ligne Ligne client, le sélecteur de colonne propose les champs de la fiche client (Référence client, Nom client, Civilité, Email, Mobile…).

Texte libre et tags dynamiques

Quand vous choisissez la colonne Texte libre, un champ texte apparaît à la place du sélecteur. Vous pouvez y taper n'importe quel contenu fixe. Et surtout, vous pouvez insérer des tags dynamiques en tapant # dans le champ : une liste de tags s'ouvre, vous sélectionnez celui qui vous intéresse, et il est remplacé par sa valeur à chaque export.

Ce mécanisme sert à :

• Combiner du fixe et du dynamique dans une même cellule (par exemple « Facture #Nom client - #Mois MM/#Année YYYY »).
• Combiner plusieurs valeurs dynamiques dans un même champ (par exemple un libellé d'écriture comptable concaténant client + référence + montant).

Légende : tapez # dans un champ Texte libre pour ouvrir la liste des tags insérables (Date de création, Date d'échéance, Date du jour, Devise, Jour JJ, Label…). Une fois sélectionné, le tag s'affiche sous la forme {{nom_tag}} dans le champ et sera remplacé par sa valeur à l'export.

Valider et utiliser le modèle

Une fois la structure complète, cliquez sur Valider en bas. Le modèle est enregistré et apparaît immédiatement dans la fenêtre Configurer l'export côté utilisateur — voir Utiliser un export personnalisé.

💡 Astuce — pour gagner du temps, partez d'un modèle existant via le sélecteur Modèle en haut du formulaire. Le formulaire se pré-remplit ; vous n'avez plus qu'à ajuster ce qui change et donner un nouveau nom.

⚠️ Attention — un modèle doit contenir au moins un groupe avec une ligne. Sinon, le bouton Valider reste désactivé et un message « Il est nécessaire d'avoir au moins une ligne » s'affiche.

Modifier ou supprimer un modèle

Depuis la liste des modèles :

• Modifier — cliquez sur l'icône crayon orange de la ligne du modèle. Vous arrivez sur le formulaire pré-rempli avec ses paramètres actuels.
• Supprimer — cliquez sur l'icône corbeille rouge. Axiobat demande confirmation. La suppression est immédiate et définitive.

⚠️ Attention — la suppression d'un modèle n'est pas réversible. Si des utilisateurs avaient l'habitude de l'utiliser, ils devront choisir un autre modèle au prochain export. Préférez une modification (renommage, mise à jour des colonnes) plutôt qu'une suppression suivie d'une recréation.

Cas particuliers

• Modèle multi-types pour les journaux. Combinez Facture + Avoir pour un journal de ventes, ou Dépense + Avoir fournisseur pour un journal d'achats. Le modèle reste exportable depuis les listes individuelles (où il ne contient que les lignes du type concerné) ou depuis le journal correspondant (où il regroupe les deux types).
• Format CSV et Text. Le séparateur de champs et le séparateur décimal sont configurables sur le modèle. Le point-virgule est le séparateur par défaut, compatible avec Excel français et la plupart des logiciels comptables.
• Tags dynamiques dans Texte libre. Tapez # dans n'importe quel champ Texte libre pour ouvrir la liste des tags insérables.

Erreurs fréquentes

• Je ne vois pas Modèles d'export dans Paramétrage. La permission d'accès au Paramétrage n'est pas accordée sur votre profil. Demandez au propriétaire du compte ou à un administrateur de l'activer.
• Mon nom de modèle est refusé. Un autre modèle porte déjà ce nom. Choisissez un nom unique — Axiobat vérifie la disponibilité en direct quand vous tapez.
• Mon modèle n'apparaît pas dans la fenêtre Configurer l'export. Vérifiez qu'il contient au moins un groupe document associé à la liste depuis laquelle vous exportez. Un modèle qui ne contient que l'Entête n'est rattaché à aucune liste.
• Mon fichier ne contient pas la ligne facture, seulement les détails. C'est probablement voulu : la ligne principale du groupe n'a aucune colonne, donc seules les sous-lignes sont générées. Si vous voulez la ligne facture aussi, ajoutez-lui au moins une colonne.
• Les colonnes apparaissent dans le mauvais ordre. Ouvrez le modèle en modification et glissez-déposez les colonnes dans le bon ordre dans le formulaire : l'ordre du formulaire est celui du fichier final.

Aller plus loin

• Comprendre les exports Axiobat — vue d'ensemble des deux modes d'export.
• Utiliser un export personnalisé — côté utilisateur, comment lancer un export avec un modèle.
• Exporter une liste sur Excel — l'export standard, sans modèle.
• Consulter le centre de téléchargement — retrouver, retélécharger et gérer les exports.
• Attribuer des permissions à un profil — pour donner l'accès Paramétrage des exports à un autre administrateur.