En bref
La Demande de validation est l'écran qui formalise le relevé d'heures avant la paie. Vous y contrôlez les heures saisies, vous les envoyez au compagnon pour qu'il les signe à la main sur l'écran de son téléphone ou de sa tablette, puis vous suivez l'état des retours. La signature est tracée et horodatée dans Axiobat. Cet article s'adresse aux responsables RH, chefs de chantier, conducteurs de travaux, ainsi qu'aux compagnons côté mobile.
Avant de commencer
Trois prérequis avant de lancer le workflow :
- Les heures de la période à contrôler (semaine, quinzaine ou mois selon votre paramétrage — voir Réglages globaux de la société) doivent être remontées. Trois modes possibles : les compagnons les saisissent sur leurs tâches chantier et fiches d'intervention depuis l'application mobile ; un responsable les saisit depuis l'application web ; ou les heures remontent automatiquement si l'option Pointage automatique est active. Les saisir directement dans le Relevé d'heures global reste l'exception. Vous pouvez ensuite les contrôler et les corriger avant validation — voir Saisir et corriger des heures depuis le relevé.
- Vous devez disposer des permissions Accéder à la demande de validation, Contrôler une demande de validation et Envoyer une demande de validation.
- Le compagnon doit utiliser l'application mobile Axiobat sur un téléphone ou une tablette Android ou iOS pour signer son relevé d'heures.
Comprendre les statuts d'un relevé
Chaque relevé d'heures suit un cycle de vie à 4 statuts principaux, plus 1 statut d'exception :
- À valider : relevé initial. Les heures sont saisies mais pas encore vérifiées.
- Contrôlé : le responsable a vérifié les heures et les primes. Le relevé peut être envoyé au compagnon.
- Envoyé : le relevé est en attente de signature côté mobile.
- Signé : le compagnon a signé. Le relevé est prêt pour la paie.
- Refusé : le compagnon a refusé de signer. Le relevé doit être corrigé puis renvoyé.
ℹ️ Info — Le statut s'affiche sur la ligne Statut du tableau de validation, avec une pastille de couleur. Un statut Refusé est accompagné d'un motif côté mobile, consultable via l'icône d'information à côté du libellé.
Contrôler un relevé
Le contrôle est la première étape humaine : vous relisez les heures saisies et vous validez qu'elles sont exactes.
- Ouvrez le module via Gestion ressources > Module RH > Demande de validation.
- Filtrez sur le Profil, le personnel à contrôler et le mois à traiter.
- Vérifiez les heures et les primes ligne par ligne sur le tableau, jour après jour.
- Corrigez si nécessaire les écarts en retournant sur le Relevé d'heures global.
- Cliquez sur Contrôler au bas de la colonne du personnel pour valider sa ligne.
- Pour traiter plusieurs personnels d'un coup, utilisez Contrôler tout en haut à droite.
⚠️ Attention — Dès qu'une période passe au statut Contrôlé, les heures de cette période sont verrouillées : ni le compagnon (depuis l'app mobile) ni les utilisateurs web ne peuvent plus les modifier. Le compagnon voit sur son Relevé d'heure mobile que la période a été contrôlée, à quelle date et par quel utilisateur. Pour rouvrir la saisie, il faut cliquer sur Annuler dans la ligne Actions (voir Annuler ou rejeter un relevé).
L'écran Demande de validation : une ligne par jour, un pied de tableau qui récapitule le statut, le contrôleur et la signature du compagnon.
💡 Astuce — Le bouton Contrôler tout traite tous les personnels affichés à l'écran. Filtrez d'abord sur une équipe ou un chantier pour limiter le périmètre du contrôle de masse.
Envoyer le relevé pour signature
Une fois le relevé contrôlé, vous le transmettez au compagnon pour qu'il le signe à la main sur l'écran de son téléphone ou de sa tablette depuis l'application mobile Axiobat.
- Sur la ligne du personnel contrôlé, cliquez sur Envoyer.
- Pour envoyer plusieurs relevés en même temps, utilisez Envoyer tout en haut à droite.
- Côté mobile, un bandeau orange apparaît en haut de l'écran d'accueil du compagnon avec le texte « Signature relevé d'heure de fiche du JJ/MM/AAAA à JJ/MM/AAAA ». Un appui sur le bandeau ouvre directement l'écran de signature.
- Le statut passe à Envoyé dans le tableau.
ℹ️ Info — Tant que le compagnon n'a pas signé, vous pouvez encore annuler l'envoi avec le bouton Annuler et corriger les heures. Voir la section Annuler ou rejeter plus bas.
Signer côté mobile (compagnon)
Le compagnon ouvre l'application mobile Axiobat, accède à la section Mon relevé d'heure depuis le menu latéral et ouvre le détail de la période à signer (semaine, quinzaine ou mois selon le paramétrage) :
- Vérifier les totaux affichés en haut de l'écran : Heures travaillées, Heures sup, Heures d'absence.
- Vérifier le détail des primes : panier repas, transport, trajet, grand déplacement et primes personnalisées.
- Si tout est conforme, appuyer sur Signer et tracer la signature au doigt.
- En cas de désaccord, appuyer sur Refuser et saisir un motif.
✅ Bon à savoir — La signature est enregistrée sous forme d'image dans Axiobat, datée et horodatée du moment où le compagnon a validé. Vous la retrouvez ensuite dans la fiche de la période concernée.
Suivre l'état des signatures
Le tableau Demande de validation centralise le suivi :
- La ligne Statut indique l'étape en cours (À valider, Contrôlé, Envoyé, Signé, Refusé, Annulé).
- La ligne Contrôlé par affiche le nom du responsable qui a contrôlé, ainsi que la date.
- La ligne Retour employé affiche la signature du compagnon (image) une fois le relevé signé.
- La ligne Actions regroupe les boutons disponibles selon le statut (Contrôler, Envoyer, Annuler).
Annuler ou rejeter un relevé
Deux situations possibles :
- Vous annulez le contrôle ou l'envoi côté bureau. Cliquez sur Annuler dans la ligne Actions. Annuler est une action (pas un statut) : la période repasse au statut À valider, les heures redeviennent modifiables côté web et côté mobile, et vous pouvez les corriger puis relancer le contrôle et l'envoi.
- Le compagnon refuse côté mobile. Le statut passe à Refusé. Lisez le motif via l'icône d'information à côté du statut, corrigez les heures concernées, puis relancez le contrôle et l'envoi.
Conditions techniques pour signer
Personnel sans accès à l'application mobile. Si un compagnon n'utilise pas Axiobat Nomade, la signature manuscrite sur écran n'est pas possible. Dans ce cas, traitez la validation hors application selon vos pratiques internes.
Quel terminal pour signer. La signature se fait depuis l'application mobile Axiobat sur un téléphone ou une tablette Android ou iOS.
Erreurs fréquentes
La signature n'apparaît pas dans Retour employé. Le compagnon a peut-être démarré la signature sans la valider côté mobile. Demandez-lui de rouvrir la section Mon relevé d'heure, d'ouvrir la période et de finaliser sa signature.
Le compagnon ne voit pas le bandeau de signature à l'accueil. Vérifiez qu'il est connecté à l'application Axiobat avec son compte, et que la période lui a bien été envoyée (statut Envoyé côté bureau). Il peut aussi accéder au relevé via le menu latéral, section Mon relevé d'heure.
Le compagnon refuse sans motif. Si le motif est vide, contactez-le directement : le refus bloque le relevé jusqu'à correction.
Bouton Contrôler grisé. Vous n'avez probablement pas la permission Contrôler une demande de validation. Contactez l'administrateur.
Aller plus loin
- Comprendre le relevé d'heures global — concepts et organisation du module.
- Exporter les relevés d'heures vers la paie — étape qui suit la signature.
- Paramétrer les primes et les zones — pour aligner les indemnités BTP avant le contrôle.
- Saisir et corriger des heures depuis le relevé — l'étape qui précède la validation.