En bref

Cet article couvre les trois actions quotidiennes sur les absences : déclarer une nouvelle absence, la modifier en cas de changement, ou la supprimer si elle n'a plus lieu d'être. Il s'adresse à toutes les personnes qui saisissent ou ajustent les absences au quotidien : administrateurs, responsables RH, gérants, conducteurs de travaux, chefs d'équipe, secrétaires d'agence.

Avant de commencer

Ouvrez le module Absences depuis Gestion ressources > Module RH > Absences. Le planning d'équipe s'affiche par défaut. Pour la vue d'ensemble du module, voir Comprendre la gestion des absences.

Déclarer une absence

1. Choisissez la vue qui vous convient (Jour, Semaine ou Mois selon la précision visée).
2. Sur la ligne de l'utilisateur concerné, double-cliquez sur le jour ou le créneau souhaité. → Le formulaire d'absence s'ouvre.
3. Vérifiez l'Utilisateur sélectionné (il est pré-rempli à partir de la ligne cliquée — vous pouvez en changer).
4. Choisissez le Motif d'absence dans la liste déroulante : Maladie, Congé, Formation ou Autre absence.
5. Pour la Date :
   • Choisissez Journée entière pour une absence sur la journée complète ;
   • Choisissez Créneau pour saisir un créneau précis dans la journée (champs de, à et Durée).
6. Renseignez la date du jour (ou la plage de jours) concernée.
7. (Facultatif) Saisissez une Description dans le bloc d'éditeur en bas du formulaire.
8. (Facultatif) Cliquez sur Importer un fichier à droite de Justificatifs pour joindre un document (arrêt de travail, convocation, etc.).
9. Cliquez sur Valider en bas du formulaire. → L'absence apparaît dans le planning à la couleur du motif choisi.

Le formulaire d'Absences : utilisateur, motif obligatoire, date journée entière ou créneau, description et justificatif optionnels.

⚠️ Attention — Si vous double-cliquez sur un jour non travaillé (week-end ou jour férié), Axiobat affiche un dialog Attention : Vous avez sélectionné un jour non travaillé. Souhaitez-vous valider ?. Cliquez sur Valider pour confirmer ou sur Annuler pour repartir sur un jour ouvré.

💡 Astuce — Le motif d'absence est obligatoire. Si le bouton Valider ne réagit pas, vérifiez d'abord ce champ.

Modifier une absence

1. Sur le planning, cliquez une seule fois sur l'absence à modifier. → Un petit panneau s'ouvre avec un résumé : assigné, motif, date début, date fin.
2. Cliquez sur Modifier. → Le formulaire d'absence se rouvre avec les valeurs actuelles.
3. Ajustez les champs nécessaires (motif, dates, créneau, description, justificatif).
4. Cliquez sur Valider. → Les modifications sont enregistrées immédiatement.

Le panneau qui s'ouvre au clic sur une absence : résumé + trois actions Supprimer, Modifier et Détails.

💡 Astuce — Le bouton Détails ouvre la fiche complète de l'absence en lecture seule : pratique pour consulter le justificatif ou la description sans risquer de modifier les valeurs.

Supprimer une absence

1. Sur le planning, cliquez une fois sur l'absence à supprimer.
2. Dans le panneau qui s'ouvre, cliquez sur Supprimer. → Une demande de confirmation s'affiche.
3. Confirmez la suppression. → L'absence disparaît du planning.

⚠️ Attention — La suppression d'une absence est définitive. Le justificatif joint est également supprimé. Si l'utilisateur a déjà eu connaissance de cette absence ou si elle a été comptée dans une paie, préférez la modifier (par exemple en ajustant les dates) plutôt que la supprimer.

Cas particuliers

Absence sur plusieurs jours consécutifs. Renseignez une date de début et une date de fin différentes : l'absence s'étale sur tout l'intervalle. Le planning affiche un seul bloc continu.

Absence sur quelques heures dans la journée. Choisissez Créneau au lieu de Journée entière, puis saisissez les heures de début et de fin. La Durée est calculée automatiquement.

Filtrer le planning pour voir uniquement certaines absences. Ouvrez le panneau filtre (icône entonnoir en haut à droite) puis filtrez par Profil, Personnel ou Type d'absence. Voir Comprendre la gestion des absences pour le détail du panneau.

Exporter ou imprimer la liste des absences. Utilisez les boutons Imprimer et Export en bas à droite du planning. Le périmètre exporté correspond à la vue active et aux filtres en cours.

Erreurs fréquentes

• « Veuillez renseigner la date et l'heure de début et de fin. » → Vous êtes en mode Créneau sans avoir saisi les heures. Renseignez les champs de et à, ou passez en Journée entière.
• L'absence n'apparaît pas dans le planning après validation → Vérifiez que le filtre Personnel ou Type absence n'exclut pas l'utilisateur ou le motif concerné. Effacez les filtres pour relire la totalité.
• Impossible de joindre un justificatif → Vérifiez la taille du fichier : les pièces jointes trop lourdes peuvent être refusées. Préférez un PDF ou une image compressée.

Aller plus loin

• Comprendre la gestion des absences — vue d'ensemble du module, panneau filtre, types d'absence.
• Comprendre les horaires de travail — sur quels jours les absences peuvent être saisies sans alerte.
• Consulter l'historique d'un élément — voir qui a déclaré ou modifié une absence et quand.